Cà Mau chỉ đạo số hóa tài liệu cần có chọn lọc thời gian, tài liệu cần số hoá, không nên số hoá ồ ạt, nhằm tránh lãng phí

 

Quang cảnh cuộc họp

Tại buổi làm việc, các đại biểu được quán triệt Công văn số 64-CV/TW, ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư về lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương; Công văn số 14204-CV/VPTW, ngày 09/4/2025 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn một số nội dung về số hoá tài liệu khi sắp xếp đơn vị hành chính và một số văn bản liên quan.

Đại diện một số cơ quan, đơn vị báo cáo những kết quả đạt được trong công tác lưu trữ, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và việc thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị; đồng thời phản ánh khó khăn, vướng mắc về nhân sự, trang thiết bị, tài chính phục vụ công tác lưu trữ, quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và việc số hoá tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy...

Đại diện Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy Cà Mau có báo cáo thực trạng tài liệu lưu trữ tại Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy; việc thực hiện số hóa và ứng dụng các phần mềm của Ủy ban Kiểm tra Trung ương về quản lý hồ sơ thời gian qua: Theo đó, hồ sơ kiểm tra, giám sát đang lưu trữ tại Cơ quan đã được sắp xếp, lập mục lục, công văn đến đã số hóa được 5914/9396 văn bản, công văn đi đã số hóa được 2700/3176 văn bản (nhiệm kỳ 2020-2025); các phòng chuyên môn đang cập nhật đơn thư, hồ sơ vụ việc lên phần mềm của Ủy ban Kiểm tra Trung ương; đối với ủy ban kiểm tra cấp huyện đang thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu, hồ sơ vụ việc (có 01 đơn vị đã hoàn thành chỉnh lý và số hóa xong), về cập nhật đơn thư và hồ sơ vào các phần mềm của Ủy ban Kiểm tra Trung ương của cấp huyện chưa thực hiện, phần mềm hoạt động chưa ổn định, có nơi chưa liên thông; đồng thời báo cáo một số khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu: Thiếu máy scan, USB bảo mật để sao chép tài liệu mật và việc cập nhật hồ sơ lên phần mềm của Ủy ban Kiểm tra Trung ương bước đầu gặp khó khăn “thông tin về tổ chức đảng và đảng viên chưa đồng bộ được cơ sở dữ liệu dẫn đến việc cập nhật trường mã tổ chức đảng, mã đảng viên còn khó khăn, thiếu thông tin; phần mềm đơn thư chưa cho phép gắn tệp đơn thư vào hệ thống, phải nhập tay mất nhiều thời gian…”.

Đồng chí Nguyễn Đức Hiển, Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy Cà Mau phát biểu kết luận: Qua báo cáo, việc số hóa tài liệu lưu trữ một số cơ quan, đơn vị chưa đạt như kỳ vọng; đồng chí đề nghị các cơ quan tham mưu, giúp việc của Tỉnh ủy, các cơ quan, đơn vị, tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh ủy phải xác định việc số hoá tài liệu là yêu cầu cấp thiết, cần ưu tiên nguồn lực để khẩn trương chỉnh lý, số hoá tài liệu, nhằm đảm bảo thời gian quy định theo chỉ đạo của Trung ương; không được đổ lỗi do văn bản mật, thế này, thế khác để né tránh việc chậm số hóa tài liệu. Đồng chí gợi ý lãnh đạo cơ quan, đơn vị cần họp bàn kỹ phương pháp, cách thức thực hiện, thời gian hoàn thành, cần thiết thành lập các tổ, trưng dụng thêm cán bộ, công chức, phân công giao việc rõ ràng để cùng thực hiện chỉnh lý, số hoá tài liệu; lưu ý khi số hóa cần có chọn lọc mốc thời gian và tài liệu cần số hoá, không nên số hoá ồ ạt, bởi khi số hóa xong mà không khai thác, chia sẻ, sử dụng trong công tác thì việc số hóa không có tác dụng mà còn lãng phí. Giao Văn phòng Tỉnh ủy có hướng dẫn về số hóa tài liệu, đồng thời tổng hợp khó khăn, vướng mắc, đề xuất của các cơ quan, đơn vị, báo cáo Thường trực Tỉnh ủy nhằm có chỉ đạo tháo gỡ, giúp các tổ chức đảng, cơ quan, đơn vị, sớm hoàn thành công tác chỉnh lý, số hoá theo đúng tinh thần, thời gian quy định./.

Khánh Hưng

Nguồn: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html