Neuer „One-Stop-Shop“ für Hue-Mitarbeiter: Änderung der Antragsabgabestellen

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Menschen erledigen Verwaltungsangelegenheiten auf der Post (Foto: Ngoc Minh)

Keine geografischen Barrieren mehr

Herr Phan Xuan Tan, wohnhaft im Bezirk Phong Phu in der Stadt Phong Dien, brachte seine Dokumente und Papiere etwas zögerlich zur Post. Früher war er oft zum Volkskomitee des Bezirks Phong Phu gegangen, um Verwaltungsformalitäten zu erledigen, aber dieses Mal war es anders. Er musste beruflich im Bezirk Thuan Hoa festsitzen und ging deshalb zur Post, um seine Unterlagen bearbeiten zu lassen. „Dies ist das erste Mal, dass ich zur Post gehe, um Verwaltungsformalitäten zu erledigen. Ich hatte nicht erwartet, dass es so einfach und schnell geht. Außerdem sollten die Ergebnisse an meinen Wohnort zurückgeschickt werden“, sagte Herr Tan.

Die Geschichte von Herrn Tan ist ein typischer Fall, der von dem Modell der „Lösung von Verwaltungsverfahren unabhängig von Verwaltungsgrenzen“ profitiert, das die Stadt Hue gerade eingeführt hat. Dieses neue Modell ermöglicht es den Menschen, Verwaltungsverfahren an jeder Annahmestelle einzureichen, unabhängig von ihrem Wohnort oder ihrer Haushaltsregistrierung, und die Ergebnisse werden an den richtigen Ort zurückgeschickt.

In vielen Gemeinden und Bezirken wurde das System der öffentlichen Dienstleistungsagenturen direkt in den bestehenden kommunalen Kulturpostämtern eingerichtet und ist zu einem „verlängerten Arm“ geworden, um öffentliche Dienstleistungen näher an die Menschen zu bringen. Herr Le Van Doai, ein pensionierter Kader im Bezirk An Dong im Distrikt Thuan Hoa, zögerte, Online-Verfahren durchzuführen, da er mit der Technologie nicht vertraut war. Jetzt kann er zum Postamt in seiner Nähe gehen und sich Schritt für Schritt von den Mitarbeitern anleiten lassen. „Ich muss nur die Originaldokumente mitbringen, sie werden sie digitalisieren und mir zuschicken. Ich werde die Ergebnisse in ein paar Tagen haben“, sagte Herr Doai.

Dieses Modell ist kein Wunder, das plötzlich aufgetaucht ist. Es ist das Ergebnis eines strategischen Kooperationsprozesses zwischen dem Volkskomitee der Stadt Hue und der Vietnam Post Corporation.

Erinnern Sie sich, dass der stellvertretende Sekretär des Parteikomitees der Stadt und Vorsitzende des Volkskomitees der Stadt Hue, Nguyen Van Phuong, im März bei der Unterzeichnungszeremonie des Kooperationsabkommens zwischen beiden Seiten betonte: „Dies ist nicht nur eine Übertragung von Verwaltungsarbeit, sondern auch ein Wendepunkt für den Aufbau einer proaktiven und dienenden Regierung.“

Derzeit gibt es in der Stadt Hue neun Hauptpostämter, die standortunabhängig Anträge entgegennehmen, sowie 136 öffentliche Dienststellen, die alle Gemeinden und Bezirke abdecken. Die Postmitarbeiter nehmen nicht nur Papieranträge entgegen, sondern leiten die Menschen auch an, Anträge online über das Nationale Portal für öffentliche Dienste oder das Stadtportal für öffentliche Dienste einzureichen. Die Anträge werden digitalisiert und zur Bearbeitung schnell an die zuständige Behörde weitergeleitet. Anschließend werden die Ergebnisse dem Empfänger zugestellt.

Das Besondere daran ist, dass der gesamte Prozess durch spezielle Software gesichert und verwaltet wird. Nach Abschluss der Digitalisierung werden die Originaldokumente unverändert an die Verwaltungsbehörde übergeben. Dies gewährleistet nicht nur Rechtmäßigkeit und Transparenz, sondern hilft den staatlichen Behörden auch, den Lagerbedarf zu reduzieren, die Suche zu erleichtern und – was am wichtigsten ist – den Verwaltungsapparat zu rationalisieren und den Druck auf die Beamten in der zentralen Anlaufstelle zu verringern.

Neben der praktischen Wirksamkeit bewirkt das Modell auch einen Bewusstseinswandel auf beiden Seiten, bei der Bevölkerung und der Regierung. Hatten die Menschen früher Angst vor umständlichen Verfahren, vertrauen sie nun auf Online-Dienste und nutzen diese proaktiv. Die Regierung hingegen hat, anstatt alles selbst zu tun, einen Teil ihrer Aufgaben an kompetente und spezialisierte Unternehmen übertragen und sich so stärker auf Kontrolle, Politikgestaltung und Service konzentriert.

Ändern Sie Ihren Ansatz

Die Innovation im Dienstleistungsstil dieses Modells liegt nicht nur in der Verlagerung des Einreichungszeitpunkts für Dokumente, sondern vielmehr in der Veränderung des gesamten Ansatzes der Staatsführung. Anstatt die Menschen zu zwingen, zur Regierung zu kommen, kommt die Regierung zu den Menschen. Dies ist ein lebendiger Ausdruck des Geistes des „Staatsdienstes“, den Premierminister Pham Minh Chinh wiederholt betont hat.

Damit dieses Modell wirklich zum Leben erweckt werden kann, ist nicht nur der Prozess entscheidend, sondern auch seine Umsetzung an der Basis. Die Mitarbeiter an den Annahmestellen sind meist Postbeamte, die den direkten Kontakt zu den Menschen haben. Sie müssen nicht nur fachlich geschult werden, sondern auch darin, zuzuhören und zu erklären, um Vertrauen und Freundlichkeit zu schaffen. Darüber hinaus muss das IT-System stabil funktionieren und die Verbindungen zwischen den Ebenen und Sektoren reibungslos herstellen. Schon ein einziges loses Bindeglied kann dazu führen, dass die Menschen viele Tage länger warten müssen und ihr Vertrauen in die Reform sinkt.

Und natürlich brauchen auch die Gewohnheiten der Menschen Zeit, sich zu ändern. Behördengänge auf dem Postamt zu erledigen, statt in die Gemeinde oder Kommune zu gehen, ist neu. Wenn die Menschen diese Dienste mutig nutzen wollen, müssen die Regierung und die zuständigen Stellen weiterhin beharrlich kommunizieren, sie anleiten und begleiten. Wenn Vertrauen aufgebaut ist, wird die öffentliche Verwaltung den Menschen wirklich näher sein als geografische Grenzen.

Laut Chu Quang Hao, Generaldirektor der Vietnam Post Corporation, ist Hue eine der Gemeinden, die dieses Modell ernsthaft und systematisch umsetzen. „Wir setzen uns dafür ein, maximale Ressourcen zu mobilisieren und die Sicherheit von Netzwerk und Daten zu gewährleisten. Die reibungslose Abstimmung mit den Behörden der Stadt Hue wird dazu beitragen, dass das Modell nicht nur technisch korrekt ist, sondern auch den sozialen Anforderungen entspricht“, erklärte Herr Hao bei der Vertragsunterzeichnung zwischen dem Volkskomitee der Stadt Hue und der Vietnam Post Corporation im März.

Derzeit haben 39 Provinzen und Städte im ganzen Land einen Teil ihrer öffentlichen Verwaltungsaufgaben an die Post übertragen. Die Stadt Hue hat das Modell mit Blick auf eine enge Vernetzung von Post und staatlichen Behörden entwickelt, nicht nur auf Stadtebene, sondern auch auf Gemeinde- und Bezirksebene – ein nachhaltiger Schritt im Prozess einer echten digitalen Transformation.

Le Tho (huengaynay.vn)

Quelle: https://vnpost.vn/vi/hanh-chinh-cong/mot-cua-moi-cua-nguoi-dan-hue-doi-diem-nop-ho-so-doi-ca-tu-duy-quan-ly