Erster Tag der Anwendung des neuen Notarrechts: Hohes Arbeitstempo, große Veränderungen erwartet

Dies ist der erste Tag, an dem das Notargesetz 2024 und das Dekret 104/2025/ND-CP offiziell in Kraft treten und eine Phase starker digitaler Transformation bei Notartätigkeiten einleiten, insbesondere bei der Einführung elektronischer Notarisierung und elektronischer Datenspeicherung.

Das Notariat Nr. 1 in Ho-Chi-Minh-Stadt verfügt über die nötige Infrastruktur und Ausrüstung wie Scanner, um die elektronische Beglaubigung durchzuführen.

Im Notariat Nr. 1 in Ho-Chi-Minh-Stadt (Pasteur-Straße) kommen ständig Leute vorbei, um Formalitäten zu erledigen. Als wir dort Dokumente beglaubigten, erlebten wir einen Morgen voller dringender Arbeit von Spezialisten und Notaren. Auf unsere Fragen zum Fotografieren bei der Beglaubigung von Dokumenten und Aufzeichnungen und zur Anwendung der elektronischen Beglaubigung antworteten die Spezialisten hier begeistert und klar.

Am Morgen des 1. Juli mussten die meisten privaten Notariate ihre Siegel bei den zuständigen Behörden ändern lassen, während staatliche Notariate wie das Notariat Nr. 1 begannen, ihre Arbeit nach neuen Vorschriften durchzuführen.

In einem Gespräch mit der Zeitung SGGP sagte Herr Nguyen Ho Phuong Vinh, stellvertretender Leiter des Notariats Nr. 1 von Ho-Chi-Minh-Stadt, dass die Einheit, ohne bis zum 1. Juli zu warten, interne Schulungen durchgeführt und Verfahren entwickelt habe, die festlegen, wer was tut, wie die Aufzeichnungen gespeichert werden und wie von Papier- auf elektronische Aufzeichnungen umgestellt wird.

Gemäß den Vorschriften müssen ab dem 1. Juli notariell beglaubigte Papierunterlagen für notariell beglaubigte Transaktionen in Datennachrichten umgewandelt werden, um sie elektronisch speichern zu können. Notariell beglaubigte Unterlagen, die vor dem 1. Juli 2025 erstellt wurden, werden gemäß den betrieblichen Anforderungen der die Unterlagen verwaltenden Notarorganisation elektronisch umgewandelt und gespeichert.

Laut Herrn Vinh wird die elektronische Beglaubigung derzeit in Ho-Chi-Minh-Stadt und im ganzen Land in vielen Bereichen eingesetzt und die Software wird auf vielfältige Weise getestet. Insbesondere wurde die CMC- Software von Ho-Chi-Minh-Stadt dem Justizministerium vorgestellt, und Notariate haben bereits eine Demoversion der Software für die elektronische Beglaubigung gesehen. Das Wichtigste seien jedoch nach wie vor die tatsächlichen Bedürfnisse der Bevölkerung.

„Alle Notariate können sich mit elektronischen Beglaubigungssystemen ausstatten. Wer diese jedoch nicht benötigt, wird sich nach wie vor für die Papierbeglaubigung entscheiden. Die meisten elektronischen Beglaubigungen werden derzeit nur in Agenturen und Einheiten eingesetzt, die eine Online-Dokumentenübermittlung erfordern“, analysierte Herr Vinh.

Obwohl noch viel Verbesserungsbedarf besteht, ist Herr Vinh überzeugt, dass die elektronische Beglaubigung bei richtiger Umsetzung große Vorteile bringen wird. Wenn Behörden Daten synchronisieren und austauschen, wird es fast keine gefälschten Dokumente mehr geben. Gefälschte Grundbesitzpapiere und Ausweise können durch die Digitalisierung der Daten und die Verifizierung durch biometrische Daten, Fingerabdrücke und Augenfotos eliminiert werden. Notare müssen nur nach oben schauen, um sie sofort zu erkennen.

Laut Notar Nguyen Ho Phuong Vinh soll die Gesetzesänderung den Menschen besser dienen. Damit die Umstellung jedoch wirklich wirksam ist, braucht es Zeit, bis sich die Menschen daran gewöhnt haben. Außerdem sind eine synchrone technologische Infrastruktur und ein Umdenken bei den Notaren und den Dokumentenempfangsagenturen erforderlich.

Auch wenn am ersten Tag der Umsetzung des neuen Gesetzes noch vieles angepasst werden muss, ist die Stimmung in den Notariaten positiv.

Nicht für alle Arten von Dokumenten ist ein Foto erforderlich.

Laut Notar Nguyen Ho Phuong Vinh ist bei der notariellen Beglaubigung nicht für alle Dokumente ein Foto des Unterzeichners erforderlich. Notarielle Beglaubigungen werden in viele verschiedene Bereiche unterteilt, darunter die Beglaubigung von Transaktionen, die Beglaubigung von Originalkopien, die Beglaubigung von Unterschriften und die Beglaubigung von Übersetzerunterschriften.

Nur bei der Beglaubigung von Transaktionen (auch notariell beglaubigte Dokumente genannt) müssen Fotos aller unterzeichnenden Parteien gemacht werden, um die Echtheit der Transaktion sicherzustellen. Darüber hinaus sind für einige Tätigkeiten wie die Beglaubigung von Kopien von Originalen, die Beglaubigung von Unterschriften oder die Beglaubigung der Unterschrift von Dolmetschern keine Fotos erforderlich.

Die Regelung, bei der Beglaubigung von Transaktionen Fotos zu machen, führt jedoch manchmal zu Situationen, in denen man sich halbwegs amüsiert. „Beispielsweise werden wir eingeladen, vor der Zentrale zu unterschreiben, obwohl es sich um ein Internierungslager oder einen Ort handelt, an dem das Fotografieren verboten ist. In diesem Fall muss Einigkeit herrschen, entweder muss die Notariatseinheit flexibel sein oder die einladende Partei muss geeignete Bedingungen schaffen. Die Regelung darf nicht starr sein, eine der beiden Parteien muss sich aktiv anpassen“, erklärte Herr Vinh.

Nicht für alle Arten von Dokumenten ist ein Foto erforderlich.

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