Nỗ lực đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tinh gọn bộ máy

BHG - Thời gian qua, trong quá trình sắp xếp, tinh gọn bộ máy của hệ thống chính trị, công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) là một trong những vấn đề được các cấp, ngành quan tâm, chỉ đạo. Ngày 17.5.2025, Bộ Chính trị, Ban Bí thư có Kết luận số 155 về một số nhiệm vụ trọng tâm trong sắp xếp tổ chức bộ máy. Trong đó yêu cầu tập trung chỉ đạo sát sao việc quản lý, lưu trữ hồ sơ; tránh nguy cơ làm mất, thất lạc hoặc tiêu hủy tài liệu… Qua đó, đảm bảo an toàn tài liệu trong quá trình tinh gọn bộ máy.

BHG - Thời gian qua, trong quá trình sắp xếp, tinh gọn bộ máy của hệ thống chính trị, công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) là một trong những vấn đề được các cấp, ngành quan tâm, chỉ đạo. Ngày 17.5.2025, Bộ Chính trị, Ban Bí thư có Kết luận số 155 về một số nhiệm vụ trọng tâm trong sắp xếp tổ chức bộ máy. Trong đó yêu cầu tập trung chỉ đạo sát sao việc quản lý, lưu trữ hồ sơ; tránh nguy cơ làm mất, thất lạc hoặc tiêu hủy tài liệu… Qua đó, đảm bảo an toàn tài liệu trong quá trình tinh gọn bộ máy.

Trao đổi với chúng tôi, đồng chí Nguyễn Văn Phong, Quyền Chi cục trưởng Chi cục VTLT tỉnh cho biết: Thực hiện sự chỉ đạo của Trung ương và tỉnh về tăng cường công tác VTLT trong quá trình sắp xếp, tinh gọn bộ máy của hệ thống chính trị, Chi cục chủ động tham mưu cho Sở Nội vụ ban hành công văn đề nghị các đơn vị, địa phương thống kê tài liệu và mức độ xử lý tài liệu. Đồng thời, tham mưu công tác bảo vệ an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu khi thực hiện sáp nhập, chấm dứt hoạt động của các đơn vị; Sở Nội vụ tổ chức các hội nghị trực tuyến hướng dẫn các cơ quan từ cấp tỉnh đến cơ sở thực hiện công tác VTLT, số hóa tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tinh gọn bộ máy.

Chi cục Văn thư lưu trữ nỗ lực phối hợp thực hiện công tác số hóa tài liệu của tỉnh.

Theo thống kê đến ngày 30.3 năm nay, Hà Giang có 455 cơ quan, đơn vị kết thúc hoạt động khi hoàn thành sáp nhập, bao gồm các sở, ngành, ban, chi cục, trung tâm trực thuộc các sở, ngành, các cơ quan, đơn vị cấp huyện và địa phương cơ sở... Số lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị có khoảng 54.000 mét giá tài liệu giấy, trong đó có khoảng 48.000 tài liệu chưa được chỉnh lý; trên 200.000 tấm bản đồ. Với số lượng tài liệu như vậy sẽ là một thách thức không nhỏ trong công tác quản lý an toàn tài liệu.

Ngày 15.5.2025, Bộ Nội vụ có Thông tư số 06 quy định một số điều của Luật Lưu trữ, yêu cầu Chi cục VTLT có trách nhiệm tiếp nhận toàn bộ tài liệu của các cơ quan, đơn vị cấp huyện kết thúc hoạt động. Thời gian tới, sau khi không thực hiện cấp huyện (với khối lượng tài liệu lưu trữ khoảng 13.000m giá tài liệu), đồng thời tiếp nhận các hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn của các cơ quan cấp tỉnh, HĐND, UBND cấp xã sẽ là một khối lượng công việc khổng lồ đối với công tác VTLT của tỉnh.

Theo Quyền Chi cục trưởng VTLT tỉnh Nguyễn Văn Phong, một trong những khó khăn khi thực hiện việc tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản khối lượng tài liệu lớn nêu trên trong thời gian tới là vấn đề kho lưu trữ. Để thực hiện được sẽ cần phải có từ 5.200m2 – 5.500m2 sàn kho cùng với hệ thống giá bảo quản. Trong khi đó, nhân lực của Chi cục hiện còn hạn chế, chỉ có 18 người, phải tiếp nhận một lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn. Từ đó, có thể khẳng định những khó khăn rất lớn và để đảm bảo an toàn thông tin tài liệu, tránh bị thất thoát, lộ tài liệu thông tin, từ nay đến tháng 6, Chi cục phải tăng cường đi hướng dẫn các huyện, xã thực hiện đóng gói, lập danh mục tài liệu để thực hiện bàn giao.

Trong thời gian tới, thực hiện chỉ đạo của Trung ương về việc số hóa tài liệu chưa được số hóa, xong trước ngày 30.6.2025. Theo quy định, những tài liệu được số hóa phải là tài liệu đã được chỉnh lý, trong khi hiện nay chúng ta có đến 48.000 mét giá tài liệu chưa được chỉnh lý, đó cũng là một khó khăn rất lớn. Được biết, hiện nay kinh phí để số hóa tài liệu rơi vào khoảng 21 triệu đồng/mét giá tài liệu. Với số lượng lớn tài liệu như vậy sẽ phải mất rất nhiều năm để thực hiện số hóa. Từ đó, có thể thấy đây là vấn đề hết sức khó khăn đối với Chi cục VTLT tỉnh trong tham mưu thực hiện công việc này. Không chỉ riêng đối với Hà Giang, các địa phương trong cả nước cũng gặp khó khăn về việc số hóa tài liệu theo thời gian đưa ra của Trung ương.

Với điều kiện kho lưu trữ của tỉnh như hiện nay, sau khi cấp huyện kết thúc hoạt động, Chi cục VTLT tỉnh chỉ có thể tiếp nhận tài liệu lưu trữ của 2 huyện là Xín Mần và Đồng Văn. Trước khó khăn đó, theo Chi cục VTLT tỉnh, trong điều kiện hiện nay, khi chưa thể tiếp nhận tài liệu để đưa về lưu trữ tập trung tại kho của tỉnh, vẫn phải lưu trữ tại chỗ theo quy định để thực hiện tiếp nhận dần. Qua đó, để đảm bảo an toàn tài liệu, Chi cục cũng sẽ phải thường xuyên cử cán bộ kiểm tra tình trạng tài liệu bảo quản tại các địa phương.

Tài liệu lịch sử lưu trữ là tài sản vô cùng quan trọng, với chủ trương tinh gọn bộ máy hệ thống chính trị, để có thể làm tốt công tác VTLT trong thời gian tới, theo lãnh đạo Chi cục VTLT tỉnh, khi sáp nhập tỉnh, chúng ta cần quan tâm tổ chức mô hình cơ quan VTLT cấp tỉnh một cách phù hợp với điều kiện thực tiễn. Chi cục cũng như mỗi cán bộ, nhân viên sẽ luôn nỗ lực để vừa tham mưu, vừa thực hiện tốt công tác bảo vệ tài liệu lưu trữ, nỗ lực đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu của tỉnh.

Bài, ảnh:  PHÙNG NGUYÊN

Nguồn: https://baohagiang.vn/sap-xep-to-chuc-bo-may-tinh-gon-manh-hieu-luc-hieu-qua/202505/no-luc-dam-bao-an-toan-tai-lieu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-tinh-gon-bo-may-a3f4660/