Digitale Behördengänge: Bürgernah, effektiv

BAC NINH – Ab dem 1. Juli 2025 wird die Provinz Bac Ninh gemäß der Resolution des Ständigen Ausschusses der Nationalversammlung Verwaltungseinheiten auf Gemeindeebene zusammenlegen. Die Anpassung der Verwaltungsgrenzen zielt darauf ab, den Verwaltungsapparat zu straffen, die Verwaltungseffizienz zu verbessern und die Servicequalität für die Bevölkerung zu verbessern. In zwei Orten mit hoher Bevölkerungsdichte, insbesondere in den Bezirken Nhenh und Phuong Lieu, wo viele Arbeiter aus Industrieparks arbeiten, wird die Abwicklung der Verwaltungsverfahren über elektronische Prozesse synchron durchgeführt.

Báo Bắc Ninh•24/07/2025

Positives Signal

Die Zusammenlegung von Verwaltungseinheiten führt zu zahlreichen Änderungen bei Ortsnamen und Verwaltungseinheitencodes sowie zu Anpassungen der Bevölkerungsdatenbanken. Ohne sorgfältige Vorbereitung können diese Änderungen den Empfang und die Verarbeitung von Verwaltungsverfahrensunterlagen stören. Als Reaktion auf diese Anfrage koordinierten die Volkskomitees der Bezirke Nhenh und Phuong Lieu proaktiv mit den alten Fachabteilungen und -ämtern auf Bezirksebene, um alle verarbeiteten Verwaltungsunterlagen zu überprüfen und die neuen Verwaltungseinheitencodes in spezieller Software zu aktualisieren. Dank dieser sorgfältigen Vorbereitung verliefen Empfang und Verarbeitung elektronischer Unterlagen auch direkt nach dem 1. Juli – dem offiziellen Fusionsdatum – reibungslos und ohne Unterbrechung.

Mitarbeiter des Public Administration Service Center des Bezirks Nenh unterstützen die Bürger bei der Nutzung der automatischen Nummerierungsmaschine.

Frühmorgens kamen viele Menschen zum Servicezentrum für öffentliche Verwaltung des Bezirks Nenh (Sitz des alten Volkskomitees des Bezirks Nenh), um die öffentlichen Dienste in Anspruch zu nehmen. Herr Ngo Duy Dung, stellvertretender Direktor des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung des Bezirks, sagte: „Der Bezirk Nenh besteht derzeit aus vier Bezirken: Van Trung, Quang Chau, Tang Tien und Nenh (alt) mit einer Bevölkerung von etwa 80.000 Menschen, von denen die mechanische Bevölkerung aus Arbeitern in Industrieparks mit etwa 20.000 Menschen besteht. Zur Erleichterung der Menschen unterhält der Bezirk derzeit zwei Anlaufstellen für die Entgegennahme von Dokumenten in den Hauptsitzen der Volkskomitees der Bezirke Nenh (alt) und Van Trung (alt). Alle Anlaufstellen sind voll besetzt, um die Menschen zu unterstützen.“

Während sie Dokumente bearbeitet und andere Bürger bei der Erledigung von Verwaltungsverfahren anleitet, sagte Frau Nguyen Thi Bich, Beamtin für Kultur und Gesellschaft im Bezirk Nenh: „Obwohl sich die Leute daran gewöhnt haben, Dokumente online einzureichen, benötigen viele immer noch detaillierte Anweisungen. Manche sind nicht kompetent, deshalb müssen wir sie unterstützen. Der Bezirk hat dafür gesorgt, dass mehr Mitglieder der Jugendgewerkschaft, Polizisten und Postangestellte direkt im Zentrum unterstützen.“ Das Zentrum erhält durchschnittlich mehr als 300 Dokumente pro Tag, von denen mehr als 50 % online bearbeitet werden.

Um den Menschen besser dienen zu können, haben das Parteikomitee und das Volkskomitee des Bezirks Phuong Lieu (zusammengelegt aus den Bezirken Phuong Lieu (alt) und Phuong Mao) Geld investiert und den Baufortschritt der physischen Einrichtungen des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung des Bezirks beschleunigt. Derzeit verfügt das Zentrum über eine große Fläche mit vielen modernen Einrichtungen. Da der Bezirk eine große Anzahl von Mitarbeitern hat, fallen häufig Aktenbeglaubigungsverfahren an. Daher hat der Bezirk drei spezialisierte Beamte aus dem Bereich Justiz und Personenstand im Zentrum stationiert, um den Fortgang der Aktenbearbeitung sicherzustellen. Der für Justiz und Personenstand zuständige Beamte Nguyen Tai Do sagte: „Anfangs war der Zugriff auf die Software des Justizministeriums manchmal problematisch, aber jetzt läuft es reibungslos. Über das Portal für öffentliche Dienste eingereichte Akten werden alle pünktlich empfangen und bearbeitet.“ In diesem Bereich hat Herr Do im letzten halben Monat über 150 Akten mit elektronischer Beglaubigung und Unterschriftsbestätigung online erhalten.

Ein Lichtblick im Prozess, die digitale Verwaltung den Bürgern näherzubringen, ist die Unterstützung durch die Post. Am Bürgerschalter des Bezirks Phuong Lieu führt Frau Nguyen Thi Phuong Oanh, eine Mitarbeiterin der Postfiliale Que Vo, die Bürger geduldig von der Anmeldung bis zum Einreichen der Online-Anträge. „Mit der richtigen Anleitung dauert es nur etwa fünf bis zehn Minuten. Wenn man es jedoch selbst macht, nimmt es ziemlich viel Zeit in Anspruch und ist sogar fehleranfällig. Deshalb stehen wir jederzeit bereit, zu helfen.“

Hindernisse beseitigen

Neben den bemerkenswerten Ergebnissen zeigt die Umsetzungspraxis auch einige Schwierigkeiten, die bald überwunden werden müssen, damit die Abwicklung von Verwaltungsverfahren im digitalen Umfeld wirklich in die Tiefe gehen kann. Eines der größten Probleme ist die Änderung der Verwaltungsortsnamen, die viele Menschen bei der Anmeldung von Dokumenten verwirrt und sie daran hindert, die richtige neue Adresse im elektronischen System zu finden.

Die Mitarbeiter erledigen die Verwaltungsvorgänge im Servicezentrum für öffentliche Verwaltung im Bezirk Phuong Lieu.

Herr Duong Van Hoa aus der Gemeinde Luc Nam gründete im Bezirk Phuong Lieu ein Unternehmen und kam zum Servicezentrum für öffentliche Verwaltung des Bezirks, um die Formalitäten zur Änderung seiner Gewerbeanmeldung abzuschließen. Herr Hoa erklärte: „Wenn mir alle helfen, kann ich es selbst erledigen, aber es wird lange dauern. Wenn ich hierherkomme, werde ich von den Mitarbeitern mit Begeisterung unterstützt. Das Informationssystem zur Gewerbeanmeldung weist jedoch Fehler auf, sodass das Versenden der Dokumente lange dauert.“

Genosse To Thanh Cong, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees und Direktor des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung im Bezirk Phuong Lieu, sagte: „Früher erledigten die Menschen ihre Verwaltungsverfahren gemäß dem öffentlichen Dienstleistungsportal der jeweiligen Provinz, daher war die Anzahl der Besuche geringer. Jetzt ist das nationale öffentliche Dienstleistungsportal die zentrale Anlaufstelle für den landesweiten Empfang von Unterlagen. Der Datenverkehr ist groß, daher kann es vorkommen, dass das Netzwerk überlastet ist. Bei nicht-verwaltungstechnischen Verfahren, insbesondere im Bereich Grundstücke, wird empfohlen, dass die Provinzen bald die Liste und die spezifischen Verfahren vereinheitlichen, um eine wirksame Umsetzung zu gewährleisten.“

Eine erhebliche Schwierigkeit besteht darin, dass die digitalen Fähigkeiten der Bevölkerung, insbesondere älterer Menschen und Angehöriger ethnischer Minderheiten, noch immer begrenzt sind. Viele Menschen sind mit der elektronischen Identifikationsplattform VNeID – dem Schlüssel zum Zugang zu modernen öffentlichen Diensten – noch nicht vertraut. Viele Klein- und Kleinstunternehmen sowie Privathaushalte nutzen digitale Hilfsmittel bei Behördengängen noch nicht. Angesichts dieser Realität betreiben die Behörden beider Bezirke weiterhin Propaganda über Lautsprecher und verteilen Flugblätter in Pensionen und Fabriken. Gleichzeitig koordinieren sie sich mit dem lokalen Digitaltechnikteam und der Polizei, um gezielte Orientierungshilfen in Wohngebieten und Industriegebieten zu organisieren.

Die Umstellung der Verwaltungsverfahren auf elektronische Verfahren in den Bezirken Nhenh und Phuong Lieu sowie in den Gemeinden der Provinz nach der Fusion gewährleistet nicht nur einen reibungslosen Ablauf der Basisverwaltung, sondern zeigt auch Initiative und Flexibilität bei der Verwaltungsreform. Dank der engen Abstimmung zwischen Regierung, Beamten, Unterstützungskräften und dem Konsens der Bevölkerung ist die digitale Transformation kein Thema mehr. Dies bildet die Grundlage für Bac Ninh, um die Verwaltungsreform und die umfassende digitale Transformation fortzusetzen und Bürgern und Unternehmen besser zu dienen.

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