In tem nhãn xuất khẩu: Làm sao chọn đúng máy in, tránh rủi ro bị hải quan từ chối?

Bối cảnh kinh tế 6 tháng đầu năm 2025 chứng kiến sự phục hồi mạnh mẽ của các đơn hàng xuất khẩu, đặc biệt trong các ngành dệt may, nông sản và điện tử. Tuy nhiên, đằng sau tín hiệu vui là một rủi ro tiềm ẩn: theo thống kê từ các đơn vị logistics, ước tính có đến 5% lô hàng gặp trục trặc tại khâu thông quan chỉ vì lỗi tem nhãn. Tình trạng tem bị bong tróc, nhòe mực, không thể quét được có thể gây tổn thất hàng nghìn USD cho mỗi container và làm mất uy tín với các đối tác quốc tế.

Báo Cần Thơ•24/06/2025

Để làm rõ vấn đề và đưa ra giải pháp, chúng tôi đã có cuộc trao đổi với chuyên gia từ Thế Giới Mã Vạch, đơn vị tư vấn giải pháp mã vạch hàng đầu tại Việt Nam.

Nhiều doanh nghiệp có thói quen dùng máy in văn phòng để in tem dán thùng hàng. Rủi ro lớn nhất của việc này khi áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu là gì?

Đây là một sai lầm nghiêm trọng, tiềm ẩn rủi ro lớn do sự khác biệt cốt lõi về công nghệ và vật liệu. Môi trường vận tải quốc tế rất khắc nghiệt. Mực in phun sẽ nhòe ngay khi gặp ẩm, còn mực laser dễ dàng bong tróc khi cọ xát.

Hậu quả trực tiếp là mã vạch không thể quét được, dẫn đến việc lô hàng bị giữ lại tại hải quan, bị đối tác từ chối, gây gián đoạn chuỗi cung ứng. Về mặt tài chính, doanh nghiệp có thể đối mặt với phí lưu kho, nguy cơ bị phạt hợp đồng do giao hàng trễ, và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Về lâu dài, đó là sự suy giảm uy tín với các nhà nhập khẩu khó tính.

Để đảm bảo tem nhãn bền bỉ, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế, đâu là những tiêu chí kỹ thuật quan trọng nhất khi chọn máy in chuyên dụng?

Để đầu tư hiệu quả, doanh nghiệp cần tập trung vào 4 yếu tố kỹ thuật then chốt:

1/ Công nghệ in - Bắt buộc là truyền nhiệt (Thermal Transfer): Đây là yêu cầu không thể thỏa hiệp. Công nghệ này làm nóng chảy mực từ ruy-băng (ribbon) lên bề mặt tem, tạo ra bản in có độ bám dính cơ học cao, kháng lại ma sát và độ ẩm, đảm bảo mã vạch luôn có thể quét được.

2/ Độ phân giải - Nên là 300 DPI: Đây là khoản đầu tư nhỏ nhưng mang lại sự an toàn tuyệt đối. Độ phân giải 300 DPI giúp in sắc nét các mã vạch 2D phức tạp, đáp ứng tiêu chuẩn quét tự động tại các trung tâm logistics lớn của Amazon, Walmart hay các thị trường khó tính như EU, Nhật Bản.

3/ Khổ in - Tối thiểu 4 inch: Kích thước tem vận chuyển tiêu chuẩn quốc tế (DHL, FedEx, UPS) là 4x6 inch. Do đó, máy in bắt buộc phải có khổ rộng tối thiểu 4 inch để tương thích.

4/ Kết hợp đúng vật tư: Máy tốt phải đi cùng vật tư phù hợp. Sự kết hợp hiệu quả nhất cho hàng xuất khẩu là Decal giấy hoặc Decal PVC (chống nước, xé không rách) cùng với mực in Wax Resin hoặc Resin. Loại mực này cho độ bám dính vượt trội, kháng trầy xước và phai màu tốt.

Thị trường có dòng máy để bàn (desktop) và công nghiệp (industrial). Doanh nghiệp nên dựa vào đâu để quyết định?

Quyết định này phụ thuộc vào sản lượng và môi trường làm việc. Doanh nghiệp nên chọn máy để bàn cho sản lượng dưới 2,000 tem/ngày trong môi trường sạch. Ngược lại, máy công nghiệp là lựa chọn bắt buộc cho sản lượng lớn hơn, hoạt động liên tục trong môi trường kho bãi khắc nghiệt nhờ kết cấu kim loại bền bỉ và tốc độ vượt trội.

Thế Giới Mã Vạch có thể gợi ý một vài model máy in tiêu biểu, đáng tin cậy cho từng quy mô doanh nghiệp không?

Dựa trên các tiêu chí trên, chúng tôi gợi ý một số giải pháp đã được kiểm chứng hiệu quả:

● Cho doanh nghiệp nhỏ: Các model để bàn bền bỉ như GoDEX EZ520+ hoặc RING 412PEI+ với độ phân giải cao 300 DPI là lựa chọn tối ưu.

● Cho doanh nghiệp quy mô vừa: Dòng bán công nghiệp là phù hợp nhất, tiêu biểu là Zebra ZT231 (khung kim loại, tốc độ cao) hoặc GoDEX ZX430i+ (chất lượng in 300 DPI).

● Cho doanh nghiệp lớn, nhà máy: Bắt buộc phải dùng máy công nghiệp. Zebra ZT411, RING 4012PL+ là tiêu chuẩn về độ tin cậy. Với nhu cầu in tem khổ lớn hơn như tem pallet, các model như GoDEX EZ6350i (6 inch), HD830i+ (8 inch) là giải pháp hoàn hảo.

Việc đầu tư vào một chiếc máy in tem phù hợp không đơn thuần là mua một thiết bị, mà là đầu tư vào một giải pháp quản trị rủi ro cho hoạt động xuất khẩu.