Vai trò của chữ ký số và dịch vụ tin cậy trong công chứng điện tử

Theo ước tính, với khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm, việc áp dụng công chứng điện tử có thể giúp xã hội tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng chi phí lưu trữ và xử lý giấy tờ.

Toàn cảnh Hội nghị.

Ngày 19/9/2025, tại Hà Nội, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC), Bộ Khoa học và Công nghệ phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức Hội thảo "Vai trò của chữ ký số và dịch vụ tin cậy với công chứng điện tử"

Hội thảo là diễn đàn để các cơ quan quản lý, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, đội ngũ công chứng viên trên cả nước và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tin cậy cùng trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm, góp phần thúc đẩy ứng dụng chữ ký số và dịch vụ tin cậy trong hoạt động công chứng. Đây là nền tảng quan trọng để công chứng điện tử được triển khai đồng bộ sau khi Luật Công chứng (sửa đổi) chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.

Bà Tô Thị Thu Hương, Giám đốc NEAC phát biểu khai mạc Hội thảo.

Phát biểu khai mạc, bà Tô Thị Thu Hương, Giám đốc NEAC nhận định: "Trong kỷ nguyên mà dữ liệu trở thành tài nguyên mới và giao dịch số trở nên phổ biến, việc đảm bảo niềm tin số là điều kiện tiên quyết. Tại Việt Nam, chúng tôi xác định chữ ký số và các dịch vụ tin cậy không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà là nền tảng để đảm bảo niềm tin trong các giao dịch điện tử, định hình kinh tế số, chính phủ số và xã hội số".

Hội thảo diễn ra trong bối cảnh Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy vừa được Chính phủ ban hành, thiết lập khung pháp lý toàn diện cho các dịch vụ tin cậy như (chữ ký số, chứng thực thông điệp dữ liệu, cấp dấu thời gian, dịch vụ gửi – nhận dữ liệu bảo đảm ...). Đây là là cầu nối quan trọng, giúp văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý ngang với văn bản giấy.

Bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam phát biểu tại Hội thảo.

Tại Hội thảo, bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam khẳng định sự phối hợp với NEAC là cần thiết để công chứng điện tử đi vào thực tiễn: "Hiệp hội sẽ đồng hành cùng NEAC trong việc tuyên truyền, đào tạo và hướng dẫn công chứng viên tiếp cận công nghệ mới, qua đó bảo đảm chất lượng dịch vụ và quyền lợi hợp pháp của người dân."

Chữ ký số và dịch vụ tin cậy, nền tảng quan trọng của công chứng điện tử

Đại diện NEAC đã phân tích rõ các khái niệm về chữ ký số, dịch vụ tin cậy, khẳng định giá trị pháp lý cũng như vai trò của các dịch vụ này trong hoạt động công chứng điện tử,.

Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký số là chữ ký điện tử, được tạo ra bằng thuật toán khóa không đối xứng nhằm xác nhận chủ thể ký và thể hiện sự chấp thuận của chủ thể đó đối với nội dung đã ký. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ. Vì vậy, Luật Giao dịch điện tử khẳng định chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trong các giao dịch truyền thống. Đồng thời, Luật Công chứng năm 2024 cũng quy định rõ văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và của tổ chức hành nghề công chứng. Khi các giao dịch điện tử trở nên phổ biến, nhiều loại hình dịch vụ liên quan cũng được hình thành, trong đó có dịch vụ tin cậy. Luật Giao dịch điện tử quy định 3 loại hình dịch vụ tin cậy gồm: Dịch vụ cấp dấu thời gian: là dịch vụ để gắn thông tin về thời gian vào thông điệp dữ liệu; Dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu: gồm dịch vụ lưu trữ và xác nhận tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; dịch vụ gửi, nhận thông điệp dữ liệu bảo đảm; Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng: là dịch vụ chứng thực chữ ký số trong hoạt động công cộng.

Nghị định số 23/2025/NĐ-CP đã quy định chi tiết các điều kiện về nhân lực, kỹ thuật và tài chính … đối với doanh nghiệp muốn kinh doanh dịch vụ tin cậy. Đối với lĩnh vực công chứng điện tử, dịch vụ tin cậy là một công cụ hữu hiệu, giúp công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đơn giản hóa quy trình nghiệp vụ, từng bước chuyển đổi các giao dịch truyền thống từ môi trường thực sang môi trường số, nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng điện tử. Lợi ích thiết thực của công chứng điện tử

Tại Hội thảo, các đại biểu thống nhất rằng việc triển khai công chứng điện tử cần đi theo lộ trình mở rộng, trong đó công nghệ sẽ được sử dụng để đơn giản hóa thủ tục hành chính.Trước hết công chứng điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Người dân có thể thực hiện công chứng một số loại văn bản trực tuyến ngay tại nhà, thay vì phải đi lại nhiều lần đến phòng công chứng. Hồ sơ điện tử được xử lý nhanh chóng, văn bản công chứng có thể được cấp gần như ngay lập tức sau khi công chứng viên ký số.

Thứ hai, công chứng điện tử tăng tính an toàn và minh bạch. Mỗi văn bản công chứng điện tử đều kèm chữ ký số và dấu thời gian, có thể kiểm tra trực tuyến để xác định tính xác thực. Hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử, tránh nguy cơ mất mát, hư hỏng hoặc làm giả.

Thứ ba, công chứng điện tử liên thông với nhiều dịch vụ công và giao dịch điện tử khác. Văn bản công chứng điện tử có thể sử dụng trực tiếp trong thủ tục đăng ký kinh doanh, giao dịch bất động sản, ngân hàng… mà không cần phải nộp thêm bản giấy, giúp giảm trùng lặp và tạo thuận lợi tối đa cho người dân.

Theo ước tính, với khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm, việc triển khai công chứng điện tử có thể tiết kiệm cho xã hội hàng trăm tỷ đồng chi phí lưu trữ và xử lý giấy tờ. 

Bên cạnh nội dung chính sách, các đại biểu còn được trực tiếp thảo luận, lắng nghe đại diện các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) công cộng trình bày giải pháp kỹ thuật, chia sẻ kinh nghiệm triển khai và hướng dẫn công chứng viên cách đăng ký, sử dụng chữ ký số, dịch vụ tin cậy trong lĩnh vực công chứng điện tử, giúp đội ngũ công chứng viên tiếp cận công nghệ áp dụng trong công việc hàng ngày.

Tại Hội thảo, các đại biểu thống nhất rằng việc triển khai công chứng điện tử cần được thực hiện theo lộ trình mở rộng, trong đó công nghệ đóng vai trò then chốt trong việv đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Trước mắt, nhiều giao dịch đơn giản đã có thể thực hiện tiến hành trực tuyến với chữ ký số và dịch vụ tin cậy, giúp người dân tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ. Trong giai đoạn tiếp theo, khi hạ tầng kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ và kỹ năng số của công chứng viên được nâng cao, phạm vi áp dụng cũng sẽ được mở rộng đối với hợp đồng, giao dịch phức tạp hơn như bất động sản, thừa kế, thế chấp. Cách tiếp cận này vừa tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, vừa bảo đảm an toàn pháp lý và tăng cường tính minh bạch trong mọi giao dịch./.

Trung tâm Truyền thông KH&CN

Nguồn: https://mst.gov.vn/vai-tro-cua-chu-ky-so-va-dich-vu-tin-cay-trong-cong-chung-dien-tu-19725091916130271.htm