Vorteile des Modells „papierloser Besprechungsraum“ in Dak Nong

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Ab der 5. Sitzung im Dezember 2022 wird der Volksrat der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut) für die 5. Amtszeit 2021–2026 papierlos tagen. Dementsprechend haben der Volksrat der Gemeinde und die Delegierten vor den Sitzungen über die Zalo-Gruppe „Delegierte des Volksrats“ Zugriff auf die sitzungsbezogenen Dokumente.

Dokumente werden auf Computer und Smartphones heruntergeladen, um Recherche und Vorbereitung zu ermöglichen und die inhaltlichen Anforderungen des Meetings sicherzustellen. Der Zugriff auf Informationen auf diese Weise ermöglicht eine schnelle Übertragung von Meeting-Dokumenten und reduziert so Zeit und Kosten für den Druck von Dokumenten im Unternehmen.

Frau Nguyen Thi Thuyen, stellvertretende Vorsitzende des Volksrats der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut), sagte: „Bei früheren Sitzungen wurden Dokumente manuell vorbereitet und gedruckt, was zeitaufwändig und kostspielig war. Zudem traten bei der Dokumentenbearbeitung Fehler auf. Die Einführung papierloser Sitzungen und die Verwendung der Zalo-Software zum Senden und Empfangen von Dokumenten bietet viele praktische Vorteile und spart Kosten und Zeit beim Drucken und Vorbereiten von Dokumenten. Die Delegierten haben außerdem Zeit, Dokumente für ihre Aktivitäten zu recherchieren und zu speichern, was zu besseren Diskussionen und Fragen bei Sitzungen beiträgt.“

dakwil(1).jpg — Der Volksrat der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut) führte eine papierlose Sitzung durch, indem er den Delegierten im Voraus über Zalo sitzungsbezogene Dokumente zuschickte.

In der Stadt Gia Nghia wurden nach einem Jahr Pilotierung des Modells „papierloser Besprechungsraum“ für die Volkskomitees der Bezirke Nghia Tan und Quang Thanh fast 30 Sitzungen mithilfe des Modells „papierloser Besprechungsraum“ abgehalten.

Während der Sitzungen veröffentlichte das Organisationskomitee den QR-Code und das WLAN-Passwort. Die Teilnehmer scannen einfach den QR-Code mit ihrem Smartphone oder Computer, um Dokumente für die Recherche herunterzuladen. Die Vorgänge sind schnell, sparen Zeit und Bürokosten und erleichtern die Informationsspeicherung.

Frau Dang Thi Quyen, eine Beamtin des Büros des Volkskomitees im Bezirk Nghia Tan (Gia Nghia), erklärte: „Verwenden Sie bei Sitzungen einfach den QR-Code, um Dokumente für alle Delegierten herunterzuladen. Dies hat viele Vorteile bei der Vorbereitung der Sitzung: Die Zeit für die Bereitstellung von Dokumenten wird verkürzt, wodurch Kosten für Schreibwaren und Druckzeit gespart werden. Das Herunterladen von Dokumenten per QR-Code ist sehr einfach und unkompliziert.“

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — Delegierte scannen QR-Code, um Dokumente beim 4. Kongress der Kommunistischen Jugendunion Ho Chi Minh der Provinz Dak Nong , Amtszeit 2022–2027, herunterzuladen

Laut Statistik gibt es in der gesamten Provinz mehr als 50 Behörden und Einheiten, die mit der Umstellung vom traditionellen Konferenzraummodell auf „papierlose Konferenzräume“ begonnen haben. Je nach den tatsächlichen Bedingungen wird die Umstellung von den Behörden und Einheiten flexibel und angemessen umgesetzt, was die Effizienz bei der Organisation von Konferenzen verdoppelt.

Lokalen Einschätzungen zufolge erfüllt die Umstellung von traditionellen Besprechungsräumen auf „papierlose Besprechungsräume“ die Anforderungen für die Umsetzung von Aufgaben im Kontext der digitalen Transformation. Auch Beamte, Staatsbedienstete, Angestellte im öffentlichen Dienst und Delegierte von Behörden, Einheiten und Kommunen gewöhnen sich allmählich an die Organisationsformen von Besprechungen nach dem Modell des „papierlosen Besprechungsraums“.

Die Einführung papierloser Besprechungsräume trägt zudem dazu bei, die Interaktion zwischen den Besprechungsteilnehmern zu verbessern und die Qualität der Leitung und des Betriebs von Behörden und Einheiten zu steigern. Die Einführung papierloser Besprechungsräume trägt zudem dazu bei, die Qualität der Verwaltungsreform zu verbessern und das Ziel der digitalen Transformation zu erreichen. So wird sichergestellt, dass bis Ende 2023 100 % der Personen und Unternehmen, die Onlinedienste nutzen, nahtlos und einheitlich über alle Regierungsebenen hinweg identifiziert und authentifiziert werden, von der Zentrale bis zur Kommune.

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