Vorteile des Modells „papierloser Besprechungsraum“ in Dak Nong

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Ab der 5. Sitzung im Dezember 2022 wird der Volksrat der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut) für die 5. Amtszeit 2021–2026 papierlose Sitzungen durchführen. Dementsprechend haben die Delegierten des Volksrats der Gemeinde vor den Sitzungen über die Zalo-Gruppe „Delegierte des Volksrats“ Zugriff auf die sitzungsbezogenen Dokumente.

Dokumente werden auf Computer und Smartphones heruntergeladen, um Recherche und Vorbereitung zu ermöglichen und die inhaltlichen Anforderungen des Meetings sicherzustellen. Der Zugriff auf diese Weise ermöglicht eine schnelle Übertragung von Informationen und Dokumenten zu Meetings und reduziert so Zeit und Kosten für den Druck von Dokumenten im Unternehmen.

Frau Nguyen Thi Thuyen, stellvertretende Vorsitzende des Volksrats der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut), sagte: „Bei früheren Sitzungen wurden die Dokumente manuell vorbereitet und gedruckt, was viel Zeit in Anspruch nahm und teuer war. Außerdem konnten bei der Dokumentenanordnung leicht Fehler passieren. Die Einführung papierloser Sitzungen und die Verwendung der Zalo-Software zum Senden und Empfangen von Dokumenten bietet viele praktische Vorteile und spart Kosten und Zeit beim Drucken und Vorbereiten von Dokumenten. Die Delegierten haben außerdem Zeit, Dokumente zu recherchieren und zu speichern, die ihren Aktivitäten dienen, was ihnen hilft, bei der Sitzung besser zu diskutieren und Fragen zu stellen.“

dakwil(1).jpg — Der Volksrat der Gemeinde Dak Wil (Cu Jut) führte eine papierlose Sitzung durch, indem er den Delegierten im Voraus über Zalo sitzungsbezogene Dokumente zuschickte.

In der Stadt Gia Nghia wurden nach einem Jahr Pilotierung des Modells „papierloser Besprechungsraum“ für die Volkskomitees der Bezirke Nghia Tan und Quang Thanh fast 30 Besprechungen mithilfe des Modells „papierloser Besprechungsraum“ abgehalten.

Während der Sitzungen veröffentlichte das Organisationskomitee den QR-Code und das WLAN-Passwort. Die Teilnehmer scannen einfach mit ihrem Smartphone oder Computer den QR-Code, um Dokumente für die Recherche herunterzuladen. Die Vorgänge sind schnell, sparen Zeit und Bürokosten und erleichtern die Informationsspeicherung.

Frau Dang Thi Quyen, eine Beamtin des Büros des Volkskomitees im Bezirk Nghia Tan (Gia Nghia), erklärte: „Bei Sitzungen können Sie einfach den QR-Code scannen, um Dokumente für alle Delegierten herunterzuladen. Dies hat viele Vorteile bei der Vorbereitung der Sitzung: Die Zeit zum Bereitstellen von Dokumenten wird verkürzt, und wir sparen Kosten für Büromaterial und Druckzeit. Das Herunterladen von Dokumenten per QR-Code ist ganz einfach.“

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — Delegierte scannen QR-Code, um Dokumente beim 4. Kongress der Kommunistischen Jugendunion Ho Chi Minh der Provinz Dak Nong , Amtszeit 2022–2027, herunterzuladen

Laut Statistik haben in der gesamten Provinz mehr als 50 Behörden und Einheiten mit der Umstellung vom traditionellen Konferenzraummodell auf „papierlose Konferenzräume“ begonnen. Je nach den tatsächlichen Gegebenheiten wird die Umstellung von den Behörden und Einheiten flexibel und angemessen durchgeführt, was die Effizienz bei der Organisation von Konferenzen verdoppelt.

Nach Einschätzung der Gemeinden erfüllt die Umstellung von traditionellen Besprechungsräumen auf „papierlose Besprechungsräume“ die Anforderungen der Aufgabenumsetzung im Kontext der digitalen Transformation. Auch Beamte, Staatsbedienstete, Angestellte des öffentlichen Dienstes und Delegierte von Behörden, Einheiten und Gemeinden gewöhnen sich allmählich an die Organisationsformen von Besprechungen nach dem Modell des „papierlosen Besprechungsraums“.

Die Einführung papierloser Besprechungsräume trägt zudem dazu bei, die Interaktion zwischen den Besprechungsteilnehmern zu verbessern und die Leitungsqualität von Behörden und Einheiten zu steigern. Die Einführung papierloser Besprechungsräume trägt zudem zur Verbesserung der Verwaltungsreform und zur Verwirklichung des Ziels der digitalen Transformation bei. So wird sichergestellt, dass bis Ende 2023 100 % der Personen und Unternehmen, die Online-Dienste nutzen, nahtlos und einheitlich über alle Regierungsebenen hinweg identifiziert und authentifiziert werden – von der Zentrale bis zur Kommune.

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