かつては、個人記録、行政決定、大学院生のデータを調べるのに書類倉庫を何時間もかけて探し回っていましたが、今では数個のキーワードと数分の操作だけで、正確で完全かつ法的に有効な結果がシステムから返されます。ゴ・シ・リエン中学校の教師、グエン・ティ・トゥ・フオンさんのケースはその典型です。「グエン・ティ・トゥ・フオンさんのインターンシップ終了決定」という検索コマンドを使うと、1993年のファイルが3分もかからずに見つかりました。また、ゴック・ソン中学校の教師、ファム・ティ・ゴック・ハさんは、わずか数回の検索操作で1969年から1985年までの卒業生名簿を簡単に見つけました。
バクニン省内務省は、2022年から2024年にかけて、コンサルティング部門と連携し、電子アーカイブ管理ソフトウェアを導入し、データ入力、検索、アクセス権限、変更監視機能の強化を図りました。1948年から2014年にかけて、省人民委員会および各部局・支部が発行した指示文書や行政文書を中心に、A4用紙330万ページに相当する31,300件以上の記録がデジタル化されました。毎年平均100万人以上の閲覧者がシステムにアクセスし、1,500件のオンラインファイルが公開されており、電子アーカイブの実用的かつ効果的な活用が実証されています。
バクニン省第1歴史文書センター所長のダン・クアン・ソン氏によると、 デジタル技術は、アクセス制御、ユーザー認証、変更履歴の記録によりセキュリティを確保しながら、検索時間を従来比で20～30倍短縮するのに役立っているという。「発見された文書はどれも、行政文書であるだけでなく、保存された記憶の一部であり、法的価値が回復され、デジタル変革の有効性を証明するものでもあります」とソン氏は強調した。
デジタル知識ベースの構築 - 価値の維持
アーカイブ文書のデジタル化プロジェクトは、作業方法の改善だけでなく、「伝統的なアーカイブ」モデルから「現代的な知識管理」モデルへの変革も目指しています。バクニン省歴史アーカイブセンター第1センターは、独立した文書倉庫から相互接続されたデータエコシステムを構築しました。このエコシステムでは、各文書、決議、公文書、公務員のファイルが、時間、発行機関、分野、トピックごとにタグ付けされ、リンクされています。「知識アーカイブ」の構築により、ユーザーは情報を文脈に沿って活用できるようになり、分析、統計作成、そして行政、研究、 教育、文化、法務など、様々な目的へのデータ活用が可能になります。
しかし、デジタル化の道のりは多くの課題にも直面しています。中には数十年も前の文書もあり、物理的状態が劣化しているため、データのスキャン、識別、修正が困難です。多くの文書には概要がなく、フォーマットも統一されていないため、時間のかかる事務処理が必要です。さらに、現行の規制に従ったデジタル化製品のプロセス、評価、検収の承認にも長い時間がかかり、進捗に影響を及ぼしています。一方、保管サーバーは科学技術部に設置されているため、伝送回線に問題が発生すると、一時的に利用が中断されます。現在までに、倉庫に保管されている文書全体の約75％（2020年時点）にしかデジタル化されていませんが、センターには毎年大量の新規文書が届いています。
この限界を克服し、規模拡大を継続するため、バクニン省人民委員会は、総予算約230億ドンの「2025～2029年 省歴史文書館文書デジタル化プロジェクト」を承認しました。このプロジェクトでは、省人民委員会および各部局のA4版行政文書380万ページ分のデジタル化を目指します。これは、省全体のデジタル行政データウェアハウスの完成に向けた重要な一歩であり、「電子政府、電子ストレージ、電子市民サービス」というモデルへと前進するものです。
計画によると、内務省はデータの正確性、完全性、安全性を確保するために、関係機関および部署と連携し、実施を主導します。バクニン省第1歴史アーカイブセンターは、信頼できる技術パートナーの選定、専門のデジタル化チームの編成、そして市民がデジタル化されたデータを活用するための情報発信の促進を担当します。2025年半ばまでに、センターは省人民委員会および教育訓練局、科学技術局の33万ページを超える文書をデジタル化し、次の段階への基盤を築きました。
バクニン省モデルの特筆すべき点は、デジタルストレージインフラと多層分散型セキュリティの統合です。このシステムは、迅速な検索を可能にするだけでなく、アクセスログの追跡、異常検知、そして元データの確実な保護を実現します。これは、政府が2030年に向けた国家データ戦略を推進し、地方自治体に対し、ストレージモデルを「文書保管」から「データ資産管理」へと転換することを求めている中で、重要な基準となっています。
より広い視点から見ると、バクニン省は過去のデータを未来の資源とするスマートな保管モデルを構築しています。歴史文書がデジタル化され、リンクされ、安全に保管されることで、行政業務に役立つだけでなく、分析アプリケーション、予測、政策研究、そして地域史教育の基盤も構築されます。
全体として、バクニン省のアーカイブデジタル化プロジェクトは、デジタル変革への持続可能なアプローチを示しており、「紙をデータに変換する」だけでなく、「文書を知識に、知識を価値に変える」という点でも優れています。記録のアーカイブ、検索、管理の全プロセスが自動化され、透明化されることで、バクニン省は地方行政の記憶を保存するだけでなく、スマートな政府のためのデータプラットフォームを構築し、デジタル時代において人々と企業により効果的に貢献できるようになります。
出典: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm
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