데이터 디지털화: 박닌성의 유용성, 보안성 및 지식 가치 향상

데이터 디지털화는 단순히 저장 방식을 혁신하는 것이 아니라, 현대 정부의 지식 관리에 있어 전략적 진전이기도 합니다. 박닌성에서는 역사 기록 보관소의 디지털화가 뚜렷한 성과를 거두고 있습니다. 360만 페이지가 넘는 문서가 전자 데이터로 변환되어 개인과 기관의 손쉬운 검색을 지원하고, 처리 시간을 수십 배 단축하는 동시에 보안과 법적 가치를 향상시켰습니다. 박닌성은 방대한 종이 문서 보관소를 디지털 시대의 전자 정부, 디지털 경제, 디지털 사회를 지원하는 플랫폼인 "디지털 지식 창고"로 구축해 왔습니다.

과거에는 개인 기록, 행정 결정, 대학원생 데이터를 검색하는 데 종이 창고를 수 시간씩 헤매야 했지만, 이제는 몇 개의 키워드와 몇 분의 작업만으로 시스템이 정확하고 완전하며 법적으로 유효한 결과를 제공합니다. 응오시리엔 중학교 교사인 응우옌 티 투 흐엉 씨의 사례가 대표적인 예입니다. "응우옌 티 투 흐엉 씨의 인턴십 종료 결정"이라는 검색 명령을 입력하면 1993년 파일을 3분도 채 걸리지 않고 검색할 수 있었습니다. 응옥선 중학교 교사인 팜 ​​티 응옥 하 씨는 몇 번의 검색만으로 1969년부터 1985년까지의 졸업생 명단을 쉽게 찾을 수 있었습니다.

박닌성 내무부는 2022년부터 2024년까지 컨설팅 부서와 협력하여 전자 기록 관리(Electronic Archive Management) 소프트웨어를 구축하여 데이터 입력, 검색, 접근 권한 부여 및 변경 사항 모니터링 기능을 개선했습니다. 31,300건 이상의 기록, 즉 A4 용지 330만 페이지에 해당하는 기록이 디지털화되었는데, 주로 1948년부터 2014년까지 성(省) 인민위원회와 각 부처 및 지부의 지시 및 행정 문서입니다. 매년 평균 100만 명 이상의 사용자가 시스템에 접속하고 있으며, 1,500건의 온라인 파일 활용 사례가 보고되고 있습니다. 이는 전자 기록 관리 시스템의 실질적인 적용 효과를 입증합니다.

박닌 역사기록관 1호관장 당 꽝 썬(Dang Quang Son) 씨는 디지털 기술을 통해 검색 시간이 기존 대비 20~30배 단축되었으며, 접근 제어, 사용자 권한 부여, 변경 이력 기록 등을 통해 보안을 강화했다고 밝혔습니다. "발견된 각 문서는 단순한 행정 문서가 아니라 보존된 기록의 일부이며, 법적 가치를 회복하고 디지털 전환의 효과를 입증하는 증거입니다."라고 썬 씨는 강조했습니다.

디지털 지식 기반 구축 – 가치 보존

기록 문서 디지털화 프로젝트는 업무 방식을 개선할 뿐만 아니라 "전통적인 기록 보관소"에서 "현대적인 지식 관리"로 모델을 전환하는 것을 목표로 합니다. 박닌 역사 기록 보관소 1호는 별도의 문서 창고에서 상호 연결된 데이터 생태계를 구축했습니다. 각 문서, 결의안, 공식 문서, 공무원 파일 등은 시간, 발급 기관, 분야 및 주제별로 태그가 지정되고 연결됩니다. "지식 아카이브"를 구축하면 사용자가 맥락에 맞춰 정보를 활용할 수 있도록 지원하여 분석, 통계 수집 및 행정, 연구, 교육 , 문화, 법률 등 다양한 용도로 데이터를 활용할 수 있습니다.

그러나 디지털화 과정은 많은 어려움에 직면해 있습니다. 일부 문서는 수십 년 된 오래된 문서이고 물리적 상태가 악화되어 데이터 스캔, 식별 및 수정이 어렵습니다. 많은 문서에는 요약이 없고 형식이 통일되지 않아 시간이 많이 소요되는 업무 처리가 필요합니다. 또한 현행 규정에 따라 디지털화된 제품의 프로세스 승인, 평가 및 수락에도 오랜 시간이 소요되어 진행에 영향을 미칩니다. 한편, 저장 서버가 과학기술부에 위치하기 때문에 송전선에 문제가 발생하면 사용이 일시적으로 중단됩니다. 현재까지 디지털화된 문서 비율은 창고에 보관된 전체 문서의 약 75%(2020년 기준)에 불과한 반면, 센터는 매년 많은 양의 새 문서를 수신하고 있습니다.

이러한 한계를 극복하고 규모를 지속적으로 확대하기 위해 박닌성 인민위원회는 총 예산 약 230억 VND(약 230억 VND) 규모의 "2025-2029년 성 역사 기록 보관소 문서 디지털화" 프로젝트를 승인했습니다. 이 프로젝트는 성 인민위원회와 각 부처 및 지부의 행정 문서 380만 페이지(A4 용지 기준)를 추가로 디지털화하는 것을 목표로 합니다. 이는 성 전체의 디지털 행정 데이터웨어하우스를 완성하고 "전자 정부 - 전자 저장소 - 전자 시민 서비스" 모델을 구축하는 중요한 단계입니다.

이 계획에 따라 내무부는 데이터의 정확성, 완전성 및 보안을 보장하기 위해 관련 기관 및 부서와의 협력 및 실행을 주도할 것입니다. 박닌 역사문서보관소 1호는 신뢰할 수 있는 기술 파트너 선정, 전문 디지털화팀 구성, 그리고 시민들의 디지털화된 데이터 활용을 위한 소통 활성화를 담당합니다. 2025년 중반까지 박닌 역사문서보관소는 성(省) 인민위원회와 교육훈련부, 과학기술부의 33만 페이지가 넘는 문서를 디지털화하여 다음 단계를 위한 토대를 마련했습니다.

박닌 모델의 핵심은 디지털 저장 인프라와 다층 분산 보안의 통합입니다. 이 시스템은 빠른 검색을 지원할 뿐만 아니라 접근 로그를 추적하고, 이상 징후를 감지하며, 원본 데이터를 완벽하게 보호합니다. 이는 정부가 2030년까지 국가 데이터 전략을 추진하고 지방 자치 단체에 저장 모델을 "문서 보관"에서 "데이터 자산 관리"로 전환하도록 요구하는 상황에서 중요한 기준입니다.

더 넓은 관점에서, 박닌은 과거 데이터가 미래의 자원이 되는 스마트 저장 모델을 구축하고 있습니다. 역사적 문서가 디지털화, 연결 및 보안되면 행정 업무에 도움이 될 뿐만 아니라 분석 애플리케이션, 예측, 정책 연구 및 지역 역사 교육의 기반을 마련합니다.

전반적으로 박닌성의 아카이브 디지털화 프로젝트는 단순히 "종이를 데이터로 변환"하는 것이 아니라 "문서를 지식으로, 지식을 가치로 변환"하는 지속 가능한 디지털 전환 접근법을 보여줍니다. 기록 보관, 검색 및 관리의 전체 프로세스가 자동화되고 투명해질 때, 박닌성은 지역 행정 기억을 보존할 뿐만 아니라 스마트 정부를 위한 데이터 플랫폼을 구축하여 디지털 시대에 시민과 기업에 더욱 효과적으로 서비스를 제공합니다.

과학기술소통센터

출처: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm