Frühzeitige Synchronisierung und Erweiterung des vernetzten Personenstandsdaten-Verbindungssystems

Mehr als zwei Monate nach der Inbetriebnahme des zweistufigen lokalen Verwaltungsapparats haben die öffentlichen Verwaltungszentren auf Gemeinde- und Bezirksebene in der Provinz Nghe An Hunderttausende von Akten erhalten und verarbeitet. Ein Großteil davon betrifft Verfahren im Bereich des Personenstands. Das vom Justizministerium betriebene System zur Verwaltung von Personenstandsdaten ist jedoch häufig fehlerhaft und nicht synchronisiert, was sowohl für Beamte als auch für die Bevölkerung zahlreiche Schwierigkeiten verursacht.

Báo Tin Tức•17/09/2025

Das Datenverwaltungssystem ist nicht synchronisiert.

Bildunterschrift — In den meisten Gemeinden und Bezirken der Provinz Nghe An ist die Zahl der Dokumente seit Anfang Juli 2025 stark angestiegen, insbesondere bei Verfahren im Zusammenhang mit der Geburtenregistrierung, der Sterbeurkundenregistrierung, der Ausstellung von Sterbeurkunden, der Heirat und der Bestätigung des Familienstands.

Am Morgen des 17. September kamen zahlreiche Menschen zum Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung der Gemeinde Nga My, um Verwaltungsvorgänge durchzuführen. Viele von ihnen warteten darauf, dass sie an die Reihe kamen, um Unterstützung zu erhalten und ihre Personenstandsurkunden zu erhalten und zu bearbeiten.

Obwohl sie mit vielen Dingen zu tun hatte, leitete Frau Le Thi Thanh Hai (eine Spezialistin im Servicezentrum für öffentliche Verwaltung der Gemeinde Nga My) die Menschen weiterhin mit Begeisterung an, Informationen in der elektronischen Software anzugeben. Fehlende Informationen bat sie die Leute, diese zu ergänzen oder zu überprüfen. Frau Hai berichtete jedoch, dass bei der Konvertierung der Personenstandsdaten und der Verarbeitung großer Anhänge häufig technische Fehler auftraten. „Nga My ist eine abgelegene Gemeinde mit schwierigen Straßen und die Menschen sind mit IT-Anwendungen nicht vertraut, daher ist die Verwendung elektronischer Software sehr schwierig. In den letzten drei Tagen wurden mehr als zehn Datensätze im Zusammenhang mit Geburten- und Scheidungsregistrierungen im System gesperrt, sodass die Leute einige Tage warten mussten, bis die Verfahren abgeschlossen waren. Das ist sehr schwierig für die Menschen in Berggemeinden“, sagte Frau Hai.

In den meisten Gemeinden und Bezirken der Provinz Nghe An hat die Zahl der Aufzeichnungen seit Anfang Juli 2025 zugenommen; insbesondere bei Verfahren im Zusammenhang mit Geburtenregistrierung, Sterbeurkundenauszügen, Heiratsurkunden und der Bestätigung des Familienstands. Das aktuelle Problem besteht jedoch darin, auf die Daten zuzugreifen und alte Personenstandsaufzeichnungen zu verwalten, die vor der Zusammenlegung der Verwaltungseinheiten zurückgeblieben sind. Das vom Justizministerium verwaltete Personenstandsdatensystem ist häufig fehlerhaft und nicht synchronisiert, was für die Gemeinden zu Schwierigkeiten bei der Abwicklung von Verwaltungsverfahren im Bereich des Personenstands führt.

Herr Lo Kham Kha, Vorsitzender des Volkskomitees der Gemeinde Nga My, räumte ein, dass die Personenstandsverwaltung der Gemeinde aufgrund von Personalmangel und mangelnder Erfahrung Schwierigkeiten habe. Das neue Personenstandsverwaltungssystem habe nicht alle Daten synchronisiert, sodass einige Schritte noch manuell durchgeführt werden müssten. Die Verbindung zwischen dem Nationalen Öffentlichen Dienstportal und dem Personenstandsverwaltungssystem sei weiterhin fehlerhaft und nicht synchronisiert.

Laut Le Thi Huong, stellvertretende Direktorin des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung der Gemeinde Thien Nhan, sind nur 80 % der an die lokale Verwaltung übermittelten Personenstandsdaten vollständig; 20 % der Personenstandsdaten sind noch unvollständig. Daher koordinieren sich die Provinzbehörden und -abteilungen, um die Gemeinden bei der Konfiguration elektronischer Erklärungen zur Unterzeichnung von Personenstandsurkunden im Softwaresystem anzuleiten und zu unterstützen. Gleichzeitig werden Überprüfungen durchgeführt, um Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit sicherzustellen.

Im elektronischen Personenstandsregister des Justizministeriums, das mit dem Ministerium für öffentliche Sicherheit verbunden ist, kam es häufig zu Verbindungsfehlern und Unterbrechungen bei der Datensynchronisierung mit dem Informationssystem für Verwaltungsverfahren der Provinz. Daher kommt es bei der Arbeit der Justizbeamten für Personenstandsregister, die in diesem System Informationen nachschlagen und Verwaltungsverfahren für Personen durchführen, häufig zu Verzögerungen.

Herr Nguyen The Quan (Bezirk Truong Vinh) berichtete: „Die Justizbeamten gaben enthusiastische Anweisungen, der Ablauf war klar und die Gebühren waren öffentlich bekannt. Als ich jedoch die Geburtserklärung für mein Kind ausfüllen wollte, fror das System plötzlich ein. Ich hatte zwar Verständnis, aber die lange Wartezeit beeinträchtigte auch die Arbeit der Mitarbeiter.“

Investition in synchrone Informationstechnologie-Infrastruktur

Herr Dang Hoai Nam, stellvertretender Direktor des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung der Gemeinde Van An, schlug vor, dass die zuständigen Ebenen und Sektoren die vernetzte Datenbanksoftware für Personenstandsfragen dringend überprüfen und Fehler beheben sollten, damit das Personenstandsverwaltungssystem auf Gemeindeebene stabil funktionieren und alle Personenstandsvorgänge schnell und unkompliziert abwickeln kann. Das Justizministerium wird in Kürze spezifische Richtlinien zu den Standards für Justizbeamte auf Gemeindeebene gemäß dem neuen Regierungsmodell herausgeben. Dies ist eine wichtige Grundlage für die Rekrutierung, Zusammenstellung und Ausbildung eines Teams von Justizbeamten mit ausreichender Kapazität, um den zunehmend höheren Anforderungen im Verwaltungsmanagement gerecht zu werden.

Laut Nguyen Van Thong, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees der Gemeinde Nghi Loc, arbeiten die Agenturen, die die interoperable Software entwickeln, kontinuierlich an deren Aktualisierung und Verbesserung. Gleichzeitig statten sie die Beamten umfassend mit Geräten aus, die sie für die Durchführung interoperabler Verfahren im öffentlichen Dienst benötigen, insbesondere mit Scannern und Computern, damit sie ihre Aufgaben optimal erfüllen können. Die Einheiten unterstützen die Kontoeröffnung auf dem Nationalen Portal für öffentliche Dienste, leiten die Bürger an, interoperable Dokumente einzureichen, um den Arbeitsaufwand der Beamten im Justiz- und Personenstandswesen zu reduzieren, und stellen sicher, dass die eingereichten Dokumente von Anfang an vollständig und gültig sind.

Aufgrund der oben genannten Vorgehensweisen empfahlen viele Gemeinden in Nghe An dem Justizministerium, Lösungen zur Ergänzung und Entwicklung des Teams der Justiz- und Zivilstandsbeamten zu finden, indem ausreichende Ressourcen an der Basis sichergestellt werden, die Zivilstands-Software verbessert und gleichzeitig eine Verbindung zur nationalen Bevölkerungsdatenbank hergestellt wird, die Fachausbildung verbessert wird, insbesondere bei Verfahren mit ausländischen Elementen, und auf Beamte auf Gemeindeebene ausgeweitet wird.

Da 80 % der aktuellen Verwaltungsverfahren auf Gemeindeebene abgewickelt werden, muss die Provinz Nghe An vorrangige Maßnahmen ergreifen: Schaffung von ausreichend Stellen für Gemeindejustizbeamte, Investitionen in die IT-Infrastruktur, Anschaffung von ausreichend Ausrüstung, Fahrzeugen und Maschinen für die Erfüllung der beruflichen Aufgaben sowie Einsatz künstlicher Intelligenz zur Automatisierung wiederkehrender Verfahren, um die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu reduzieren. Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie fördert direkte und Online-Schulungen, um den Gemeinden den Prozess näherzubringen und so zur Verbesserung der Effektivität der Verwaltungsreform und der digitalen Transformation beizutragen.

Angesichts dieser Situation prüft und behebt das Volkskomitee der Provinz Nghe An derzeit die Schwierigkeiten der Gemeinden und Bezirke. Die Provinz investiert weiterhin in ein synchrones Informationstechnologiesystem, insbesondere für die öffentlichen Verwaltungszentren in den Gemeinden und Bezirken, um eine reibungslose Aufgabenerfüllung zu gewährleisten.

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