Der Aufbau einer hervorragenden Wissensbasis ist wichtig, wenn Sie als virtueller Assistent zur Unterstützung von Beamten arbeiten.

Beschleunigen Sie den Fortschritt, lassen Sie keinen Arbeitsrückstand entstehen

Am 30. August leitete Minister Nguyen Manh Hung die staatliche Managementkonferenz des Ministeriums für Information und Kommunikation im August 2024.

Die staatliche Managementkonferenz des Ministeriums für Information und Kommunikation im August 2024 fand am 30. August in einer Kombination aus Präsenz- und Online-Formaten statt. Foto: Le Anh Dung

An der Konferenz, die sowohl persönlich als auch online stattfand, nahmen auch die stellvertretenden Minister für Information und Kommunikation Phan Tam, Pham Duc Long, Nguyen Huy Dung und Nguyen Thanh Lam, der stellvertretende Vorsitzende des Volkskomitees der Stadt Hai Phong, Hoang Minh Cuong, sowie die Leiter und stellvertretenden Leiter der dem Ministerium unterstehenden Agenturen, Einheiten und Unternehmen teil.

Statistiken, die vom Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation auf der Konferenz aktualisiert wurden, zeigten, dass die Informations- und Kommunikationsbranche in den ersten acht Monaten des Jahres 2024 hinsichtlich Umsatz, Gewinn, Haushaltszahlungen sowie Beitrag zum BIP des Landes weiter wuchs, mit einer Wachstumsrate von 20 – 25,5 % gegenüber dem gleichen Zeitraum des Vorjahres.

Insbesondere im August leitete das Ministerium für Information und Kommunikation eine Reihe bedeutsamer Aktivitäten, um den 79. Jahrestag der Tradition der Informations- und Kommunikationsbranche zu feiern, darunter typischerweise: Räucherzeremonien in der Dinh Hoa Safe Zone, Thai Nguyen und auf dem Märtyrerfriedhof der Informations- und Kommunikationsbranche in Tay Ninh ; Organisation von Treffen mit über 400 pensionierten Kadern im Norden, Zentrum und Süden; 3D-Mapping-Projektion im Hauptgebäude des Ministeriums, um die Geschichte der Entstehung und Entwicklung der Informations- und Kommunikationsbranche nachzubilden; Organisation eines Gesprächs zwischen dem Minister und allen Kadern und Mitarbeitern des Ministeriums über die Tradition, Geschichte der Branche und die Chancen, Herausforderungen, Missionen und Aufgaben der aktuellen Generation.

Gleichzeitig werden viele berufliche Aktivitäten von den Agenturen und Einheiten des Ministeriums weiterhin stabil und effektiv aufrechterhalten. Die Überprüfungsergebnisse des Ministeriums für Information und Kommunikation zeigen jedoch, dass neben den fast 150 Aufgaben, die die Einheiten im August erledigt haben, noch immer eine Reihe von Aufgaben übrig sind, deren Frist von der Leitung des Ministeriums überschritten wurde. Minister Nguyen Manh Hung forderte die Leitung der Einheiten mit vielen Aufgaben, deren Umsetzung sich nur langsam vollzieht, auf, sich auf die Beschleunigung der Arbeitsabwicklung zu konzentrieren und einen Arbeitsrückstau zu vermeiden.

Statistiken zur Entwicklung der Informations- und Kommunikationsbranche in den ersten acht Monaten dieses Jahres. Foto: Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation

Minister Nguyen Manh Hung hat mehrfach bekräftigt, dass es in der Verantwortung der Staats- und Regierungschefs liegt, in Technologie zu investieren und digitale Tools zu entwickeln, um die Arbeitsbelastung zu verringern und Beamten, Beamten, Angestellten im öffentlichen Dienst und Arbeitern zu helfen.

Bei der Besprechung aller Mitarbeiter des Ministeriums für Information und Kommunikation am 28. August berichtete der Leiter des Informations- und Kommunikationssektors über zwei Aufgaben, auf deren Umsetzung sich das Ministerium für Information und Kommunikation konzentriert, um die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu verringern: Entwicklung eines virtuellen Assistenten zur Unterstützung der Mitarbeiter und Beamten und Implementierung eines Online-Meldesystems mit dem konkreten Ziel, die Anzahl der Meldungen der Abteilung für Information und Kommunikation an das Ministerium jährlich um das Zehnfache zu reduzieren und so auch die Zeit zu verkürzen, die den Agenturen und Einheiten des Ministeriums für die Bearbeitung der Meldungen zur Verfügung steht.

Die Überprüfung des Fortschritts und der Ergebnisse bei der Umsetzung der beiden oben genannten wichtigen Aufgaben ist der Inhalt, der den größten Teil der Zeit der staatlichen Managementkonferenz des Ministeriums für Information und Kommunikation im August 2024 in Anspruch nimmt. Insbesondere die Online-Berichterstattung wird vom Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation seit Mitte Juli bis jetzt erprobt, mit dem Ziel, die Arbeit zur Berichtssynthese umfassend digital umzugestalten und gleichzeitig Prozesse zu optimieren sowie Zeit, Kosten und Personalressourcen zu minimieren.

Minister Nguyen Manh Hung betonte, dass die Online-Berichterstattung dazu dienen soll, die Berichterstattung auf niedrigeren Ebenen zu ermöglichen, ohne dass die Berichterstattung an höhere Ebenen erfolgen muss. Foto: Le Anh Dung

Minister Nguyen Manh Hung forderte das Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation auf, einen thematischen Bericht über die Implementierung des Online-Meldesystems zu erstellen. Dieser Bericht basiert auf der Zusammenarbeit mit den spezialisierten Agenturen und Einheiten des Ministeriums und den Abteilungen für Information und Kommunikation benachbarter Gebiete hinsichtlich der inhaltlichen Änderung des Meldeformulars der Agenturen und Einheiten.

Der Leiter des Informations- und Kommunikationssektors präzisierte, dass das Ziel des Online-Berichtssystems darin bestehe, dass Untergebene ihren Vorgesetzten keine Berichte mehr erstatten müssten, und formulierte auch die Anforderung: „Auf der Grundlage der von den Informations- und Kommunikationsabteilungen regelmäßig im System aktualisierten Daten müssen die Direktoren und Abteilungsleiter monatliche oder Ad-hoc-Berichte über die operative Situation in dem ihnen unterstellten Bereich erstellen.“

Der Aufbau einer Wissensbasis ist die Hauptaufgabe bei der Arbeit als virtueller Assistent zur Unterstützung von Beamten.

Die meiste Zeit der staatlichen Managementkonferenz im August wurde mit der Demonstration des virtuellen Assistenten der National Digital Transformation Agency und der Foreign Information Agency verbracht sowie mit dem Austausch und den Diskussionen, um praktikable Lösungen zu finden, insbesondere mit dem Aufbau hervorragender Wissenssysteme der Einheiten.

Herr Do Lap Hien, Vertreter der National Digital Transformation Agency, stellte auf der Konferenz den virtuellen Assistenten der Einheit vor. Foto: Le Anh Dung

Das Ministerium für Information und Kommunikation hat sich zum Ziel gesetzt, Pionierarbeit bei der Nutzung virtueller Assistenten in der Berufspraxis zu leisten. Der virtuelle Assistent des Ministeriums für Information und Kommunikation ist eine Kombination aus von Menschen entwickelten Expertenwissenssystemen und umfangreichen Sprachmodellen der künstlichen Intelligenz. Durch die Förderung des Einsatzes virtueller Assistenten zur Arbeitsunterstützung sammeln die Einheiten auch organisatorisches Wissen, das ein wertvolles Gut für zukünftige Generationen darstellt.

Der Direktor der Abteilung für externe Informationen, Pham Anh Tuan, informiert darüber, wie man virtueller Assistent der Abteilung wird. Foto: Le Anh Dung

Durch die Vorführung der virtuellen Assistenten der beiden Einheiten bekräftigte Minister Nguyen Manh Hung den Standpunkt des Ministeriums hinsichtlich der Entwicklung virtueller Assistenten zur Unterstützung von Kadern und Beamten, nämlich dass der Aufbau eines Wissenssystems wichtig und das Wichtigste sei; die Exzellenz virtueller Assistenten zur Unterstützung von Kadern und Beamten müsse zunächst auf dem Wissenssystem beruhen.

Als Reaktion auf die Bedenken von Einheiten, wie der Aufbau eines Wissenssystems beschleunigt werden könne, schlug Minister Nguyen Manh Hung eine Methode vor, die die folgenden Schritte umfasst: Überprüfen vorhandener Fragen, um festzustellen, ob es sich dabei um häufige Fragen in den Arbeitsabläufen der Einheit handelt; Verwenden von ChatGPT zum Beantworten einzelner Fragen; Aufteilen der Aufgabe zum Beantworten neuer Fragen, Doppelfragen, die mehrere Inhalte für die Mitarbeiter der Einheit integrieren; Abschließend „härten“ Sie die Antworten in einem Meeting, um die Genauigkeit zu bewerten und sie in das Wissenssystem der Einheit zu integrieren. Dieser letzte Schritt soll sicherstellen, dass das System für einen Prozess, eine Aufgabe nur eine Antwort gibt. „So verwenden wir ChatGPT im Staatsmanagement!“, sagte Minister Nguyen Manh Hung.

Auf der Konferenz beauftragte Minister Nguyen Manh Hung den stellvertretenden Minister Pham Duc Long mit der Leitung und Konzentration auf die schnelle Entwicklung eines virtuellen Assistenten für die Nationale Agentur für digitale Transformation. Anschließend werden die Leiter des Ministeriums die Pläne für die Entwicklung eines virtuellen Assistenten bei der Nationalen Agentur für digitale Transformation und beim Ministerium für externe Informationen vergleichen, sich auf den Plan einigen und den anderen Einheiten Anweisungen zur Umsetzung geben.

Veränderung der Arbeitsweise von Beamten durch virtuelle Assistenten Das Ministerium für Information und Kommunikation erwartet, dass virtuelle Assistenten das Wissenssystem und die Arbeitsmethoden des staatlichen Beamtensystems verändern und die Abläufe im gesamten vietnamesischen Beamtensystem intelligenter gestalten.

Quelle: https://vietnamnet.vn/xay-dung-he-tri-thuc-xuat-sac-la-quan-trong-khi-lam-tro-ly-ao-ho-tro-cong-chuc-2317144.html