Beschleunigen Sie den Fortschritt, vermeiden Sie Arbeitsrückstände

Am 30. August leitete Minister Nguyen Manh Hung die staatliche Managementkonferenz des Ministeriums für Information und Kommunikation im August 2024.

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Die staatliche Managementkonferenz des Ministeriums für Information und Kommunikation im August 2024 fand am 30. August in einer Kombination aus Präsenz- und Online-Formaten statt. Foto: Le Anh Dung

An der Konferenz, die sowohl persönlich als auch online stattfand, nahmen auch die stellvertretenden Minister für Information und Kommunikation Phan Tam, Pham Duc Long, Nguyen Huy Dung und Nguyen Thanh Lam, der stellvertretende Vorsitzende des Volkskomitees der Stadt Hai Phong, Hoang Minh Cuong, sowie die Leiter und stellvertretenden Leiter der dem Ministerium unterstehenden Agenturen, Einheiten und Unternehmen teil.

Auf der Konferenz vom Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation aktualisierte Statistiken zeigten, dass die Informations- und Kommunikationsbranche in den ersten acht Monaten des Jahres 2024 hinsichtlich Umsatz, Gewinn, Haushaltsbeitrag sowie Beitrag zum BIP des Landes weiter wuchs, mit einer Wachstumsrate von 20 – 25,5 % gegenüber dem gleichen Zeitraum des Vorjahres.

Insbesondere im August leitete das Ministerium für Information und Kommunikation eine Reihe bedeutsamer Aktivitäten, um den 79. Jahrestag der Tradition der Informations- und Kommunikationsbranche zu feiern, darunter typischerweise: Räucherzeremonien in der Dinh Hoa Safe Zone, in Thai Nguyen und auf dem Märtyrerfriedhof der Informations- und Kommunikationsbranche in Tay Ninh ; Organisation von Treffen mit mehr als 400 pensionierten Kadern im Norden, Zentrum und Süden; 3D-Mapping-Projektion im Hauptgebäude des Ministeriums, um die Geschichte der Entstehung und Entwicklung der Informations- und Kommunikationsbranche nachzubilden; Organisation eines Gesprächs zwischen dem Minister und allen Kadern und Mitarbeitern des Ministeriums über die Tradition, Geschichte der Branche und die Chancen, Herausforderungen, Missionen und Aufgaben der aktuellen Generation.

Gleichzeitig werden viele berufliche Aktivitäten von den Agenturen und Einheiten des Ministeriums weiterhin stabil und effektiv aufrechterhalten. Die Überprüfungsergebnisse des Ministeriums für Information und Kommunikation zeigen jedoch, dass neben den fast 150 Aufgaben, die die Einheiten im August erledigt haben, noch immer eine Reihe von Aufgaben übrig sind, deren Frist von der Leitung des Ministeriums überschritten wurde. Minister Nguyen Manh Hung forderte die Leitung der Einheiten mit vielen Aufgaben, deren Erledigung sich nur langsam vollzieht, auf, sich auf die Beschleunigung der Arbeitsabwicklung zu konzentrieren und einen Arbeitsrückstau zu vermeiden.

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Statistiken zur Entwicklung der Informations- und Kommunikationsbranche in den ersten acht Monaten dieses Jahres. Foto: Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation

Minister Nguyen Manh Hung hat mehrfach bekräftigt, dass es in der Verantwortung der Staats- und Regierungschefs liegt, in Technologie zu investieren und digitale Tools zu entwickeln, um die Arbeitsbelastung zu verringern und Beamten, Beamten, Angestellten im öffentlichen Dienst und Arbeitern zu helfen.

Bei der Versammlung aller Beamten und Angestellten des Ministeriums für Information und Kommunikation am 28. August sprach der Leiter des Informations- und Kommunikationssektors über zwei Aufgaben, auf die sich das Ministerium für Information und Kommunikation konzentriert, um die Arbeitsbelastung der Angestellten zu reduzieren: Entwicklung virtueller Assistenten zur Unterstützung von Beamten und Staatsbediensteten und Einführung eines Online-Meldesystems mit dem konkreten Ziel, die Anzahl der Meldungen der Abteilungen für Information und Kommunikation an das Ministerium jährlich um das Zehnfache zu reduzieren und dadurch auch die Zeit zu verkürzen, die den Agenturen und Einheiten des Ministeriums für die Bearbeitung der Meldungen zur Verfügung steht.

Die Überprüfung des Fortschritts und der Ergebnisse bei der Umsetzung der beiden oben genannten wichtigen Aufgaben ist der Inhalt, der den größten Teil der Zeit der staatlichen Managementkonferenz des Ministeriums für Information und Kommunikation im August 2024 in Anspruch nimmt. Insbesondere der Online-Bericht wird seit Mitte Juli vom Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation als Pilotprojekt erprobt. Dabei steht die umfassende digitale Transformation der Berichtssynthese im Mittelpunkt, während gleichzeitig der Prozess optimiert und Zeit, Kosten und Personalaufwand minimiert werden.

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Minister Nguyen Manh Hung betonte, dass die Online-Berichterstattung dazu dienen soll, die Berichterstattung auf niedrigeren Ebenen zu ermöglichen, ohne dass die Berichterstattung an höhere Ebenen erfolgen muss. Foto: Le Anh Dung

Minister Nguyen Manh Hung forderte das Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation auf, einen thematischen Bericht über die Implementierung des Online-Meldesystems zu erstellen. Dieser Bericht basiert auf der Zusammenarbeit mit den spezialisierten Agenturen und Einheiten des Ministeriums und den Abteilungen für Information und Kommunikation in benachbarten Gebieten hinsichtlich der inhaltlichen Änderung des Meldeformulars der Agenturen und Einheiten.

Der Leiter des Informations- und Kommunikationssektors präzisierte, dass das Ziel des Online-Berichtssystems darin bestehe, dass Untergebene ihren Vorgesetzten keine Berichterstattung mehr leisten müssen, und formulierte außerdem die Anforderung: Auf der Grundlage der von den Informations- und Kommunikationsabteilungen regelmäßig im System aktualisierten Daten müssen die Abteilungs- und Bereichsleiter monatliche oder Ad-hoc-Berichte über die Lage der Aktivitäten in den ihnen unterstellten Bereichen erstellen.

Der Aufbau einer Wissensbasis ist die Hauptaufgabe bei der Arbeit als virtueller Assistent zur Unterstützung von Beamten.

Die meiste Zeit der staatlichen Managementkonferenz im August wurde mit der Demonstration virtueller Assistenten der National Digital Transformation Agency und der Foreign Information Agency sowie mit dem Austausch und den Diskussionen verbracht, um praktikable Lösungen zu finden, insbesondere mit dem Aufbau hervorragender Wissenssysteme der Einheiten.

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Herr Do Lap Hien, Vertreter der National Digital Transformation Agency, stellte auf der Konferenz den virtuellen Assistenten der Einheit vor. Foto: Le Anh Dung

Das Ministerium für Information und Kommunikation hat sich zum Ziel gesetzt, den Einsatz virtueller Assistenten in der Berufspraxis voranzutreiben. Der virtuelle Assistent des Ministeriums für Information und Kommunikation ist eine Kombination aus einem von Menschen entwickelten Expertenwissenssystem und dem umfassenden Sprachmodell künstlicher Intelligenz. Durch die Förderung des Einsatzes virtueller Assistenten zur Arbeitsunterstützung sammeln die Einheiten zudem organisatorisches Wissen, das ein wertvolles Gut für zukünftige Generationen darstellt.

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Der Direktor der Abteilung für externe Informationen, Pham Anh Tuan, informiert darüber, wie man virtueller Assistent der Abteilung wird. Foto: Le Anh Dung

Durch die Vorführung der virtuellen Assistenten der beiden Einheiten bekräftigte Minister Nguyen Manh Hung den Standpunkt des Ministeriums bei der Entwicklung virtueller Assistenten zur Unterstützung von Kadern und Beamten, nämlich dass der Aufbau eines Wissenssystems wichtig und das Wichtigste sei; die Exzellenz virtueller Assistenten zur Unterstützung von Kadern und Beamten müsse zunächst das Wissenssystem sein.

Als Reaktion auf die Bedenken von Einheiten, wie der Aufbau eines Wissenssystems beschleunigt werden könne, schlug Minister Nguyen Manh Hung eine Methode vor, die die folgenden Schritte umfasst: Überprüfen vorhandener Fragen, um festzustellen, ob es sich dabei um häufige Fragen in der Arbeitspraxis der Einheit handelt; Verwenden von ChatGPT zum Beantworten einzelner Fragen; Aufteilen der Aufgabe zum Beantworten neuer Fragen, Doppelfragen, die mehrere Inhalte für die Mitarbeiter der Einheit integrieren; Schließlich „Härten“ der Antworten durch Besprechungen, um ihre Genauigkeit zu bewerten und sie in das Wissenssystem der Einheit zu integrieren. Dieser letzte Schritt soll sicherstellen, dass das System für einen Prozess, eine Aufgabe nur eine Antwort liefert. „So verwenden wir ChatGPT im Staatsmanagement!“, sagte Minister Nguyen Manh Hung.

Auf der Konferenz beauftragte Minister Nguyen Manh Hung den stellvertretenden Minister Pham Duc Long mit der Leitung und Konzentration auf die schnelle Entwicklung eines virtuellen Assistenten für die National Digital Transformation Agency. Anschließend werden die Leiter des Ministeriums die Pläne zur Entwicklung eines virtuellen Assistenten bei der National Digital Transformation Agency und dem Department of External Information vergleichen, sich auf den Plan einigen und den anderen Einheiten Anweisungen zur Umsetzung geben.

Veränderung der Arbeitsweise von Beamten durch virtuelle Assistenten Das Ministerium für Information und Kommunikation erwartet, dass virtuelle Assistenten das Wissenssystem und die Arbeitsmethoden des staatlichen Beamtensystems verändern und die Abläufe im gesamten vietnamesischen Beamtensystem intelligenter gestalten.