Elektronische Beglaubigung: Für eine effektive Umsetzung ist ein Anstoß nötig

Die informationstechnische Infrastruktur vieler Notariate entspricht noch nicht den Anforderungen für die elektronische Beurkundung.

Noch nicht über die Datenbank synchronisiert

Am 1. Juli 2025 traten das geänderte Notargesetz 2024 und das Dekret 104/2025/ND-CP mit einer Reihe von Artikeln und Maßnahmen zur Umsetzung des Notargesetzes offiziell in Kraft und ermöglichen die direkte und Online-Beglaubigung per E-Mail. Die Beglaubigung erfolgt somit vollständig elektronisch, ohne dass Dokumente verwendet werden müssen und notariell beglaubigte Dokumente in elektronischer Form erstellt werden.

Fast zwei Monate später, im vietnamesischen Notariat (219 Nguyen Ngoc Vu, Hanoi ), hatte sich unter den vielen Leuten, die gekommen waren, um die Formalitäten zu erledigen, niemand für die elektronische Beglaubigung entschieden. Frau Le Thu Ha, Bezirk Dai Mo, Stadt Hanoi, sagte: „Heute bin ich hierhergekommen, um einen Hausverkauf zu beglaubigen. Eigentlich habe ich noch nicht viel über elektronische Beglaubigung gehört, deshalb habe ich mich für die traditionelle Beglaubigung entschieden. Die Durchführung und Verwaltung selbst ist weniger aufwendig.“

Herr Tran Van Chinh, ein Notar des Amtes, sagte, dass nicht nur die Leute es nicht verstehen, sondern dass selbst die Notare nicht wissen, wie es geht, während die Infrastruktur und die Maschinen des Amtes nicht den Anforderungen entsprechen.

„Wir alle wissen, dass die Beglaubigung online erfolgt. Gemäß den neuen Vorschriften muss die Unterschrift des Notars jedoch fotografiert und in der Beglaubigungsakte gespeichert werden, auch wenn die Beglaubigung elektronisch erfolgt. Wir warten noch auf konkrete Anweisungen zum Verfahren und die Bereitstellung eines geeigneten Endgeräts“, fügte Herr Chinh hinzu.

Nicht nur bei Notariaten, sondern auch bei anderen Notaren ist die Situation nicht anders. Laut Herrn Tran Thai Binh , Leiter des Notariats Nr. 3 in Hanoi, verstehen viele Menschen die Form der elektronischen Beglaubigung, insbesondere die Beglaubigung von Immobilientransaktionen, noch immer nicht und sind nicht darauf vorbereitet.

Bislang gibt es keine Anbindung elektronischer notarieller Dokumente an das Nationale Portal für öffentliche Dienste. Elektronische notariell beglaubigte Dokumente verbleiben weiterhin beim Notar oder Notariat und in den Händen der Bürger. Daher ist eine sorgfältige Untersuchung erforderlich, damit die Bürger von einem reibungslosen, vernetzten elektronischen Prozess, einem synchronen System und Rechtssicherheit profitieren können.

Laut Dr. Doan Hong Nhung, außerordentlicher Professor und stellvertretender Leiter der Rechtsabteilung der Vietnam Real Estate Association (VNREA), ist der Rechtsrahmen für die elektronische Beglaubigung in Vietnam nicht wirklich vollständig und synchron, was zu zahlreichen Schwierigkeiten in der praktischen Anwendung führt. Die Vorschriften zur elektronischen Beglaubigung, Speicherung und Verwendung digitaler Dokumente sind nicht synchron, was die Anerkennung des Rechtswerts elektronischer Aufzeichnungen erschwert.

Mittlerweile erfolgt die Anbindung notarieller Datenbanken nur auf lokaler und nicht auf nationaler Ebene. Ist das Datenspeichersystem nicht standardisiert oder treten technische Probleme auf, ist die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten sehr hoch.

Kürzlich hat der vietnamesische Notarverband dem Premierminister vorgeschlagen, auf die schnelle Verknüpfung der Notardatenbank mit bestehenden Datenbanken zu Grundstücken, Personenständen usw. zu drängen. Wenn die Datenbanken verknüpft und vernetzt sind, können elektronisch notariell beglaubigte Dokumente effektiv und bequem für andere Verfahren im Zusammenhang mit der Registrierung von Transaktionsänderungen, Steuern usw. verwendet werden.

Die Informationssicherheit muss gewährleistet sein.

Das Problem stellt weiterhin eine große Herausforderung für die elektronische Beglaubigung dar, insbesondere für die Beglaubigung von Immobilientransaktionen, die ein leichtes Ziel von Cyberkriminellen sind, was Bedenken hinsichtlich der Offenlegung oder Verfälschung von Daten aufwirft.

Die IT-Infrastruktur vieler Notariate ist nach wie vor unzureichend und erfüllt nicht die Anforderungen an Geschwindigkeit, Sicherheit und langfristige Speicherkapazität. Die Investitionskosten belasten viele Notariate nach wie vor; gleichzeitig besteht ein erhebliches Risiko von Informationslecks. Die Verbindung und der Datenaustausch zwischen dem Notariatssystem und der nationalen Bevölkerungs-, Grundstücks- und Unternehmensdatenbank sind nach wie vor nicht synchronisiert, was die Überprüfung und den Vergleich von Informationen erschwert. Gleichzeitig mangelt es den Notariaten an Personal und technologischen Fähigkeiten, um dem hohen Risiko der Cyberkriminalität zu begegnen.

Laut Herrn Phan Duc Hieu, hauptamtliches Mitglied des Wirtschafts- und Finanzausschusses der Nationalversammlung, sind Fragen der Datensicherheit und -sicherheit nicht nur gesetzliche Regelungen, sondern hängen auch von Technologie, Software und vielen anderen Faktoren ab, wobei die Technologie die größte Herausforderung darstellt.

Außerordentlicher Professor Dr. Doan Hong Nhung sagte, es sei notwendig, einen einheitlichen Rechtskorridor zwischen den relevanten Gesetzen zu schaffen, den Rechtswert von Verträgen und digitalen Signaturen festzulegen und eine nationale Datenbank zu entwickeln, die mit dem Notar-, Banken- und Steuersystem verbunden ist. Das Notargesetz müsse geändert werden, um die elektronische Beglaubigung und Fernauthentifizierung in Verbindung mit modernen Identitätsauthentifizierungslösungen wie eKYC und Biometrie anzuerkennen. Ein strenger Mechanismus zum Schutz personenbezogener Daten und strenge Sanktionen bei Verstößen seien erforderlich, damit die Digitalisierung der Beglaubigungstätigkeiten effektiv und sicher funktionieren und die traditionelle Beglaubigung teilweise ersetzen könne.

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