Wann gilt ein elektronisch signiertes Dokument als Original?

Frau Ngan möchte außerdem wissen, ob Unternehmen in Vietnam diese Rechnung verwenden und nur die PDF-Version behalten können, ohne eine Papierkopie mit einer neuen Unterschrift zu benötigen?

Wenn ein ausländisches Unternehmen eine Rechnung ausstellt, eine PDF-Version mit einer elektronischen Signatur an ein vietnamesisches Unternehmen sendet und diese elektronische Signatur von einer Organisation in diesem Land authentifiziert wird (entspricht einer speziellen elektronischen Signatur, die garantiert ist, einer digitalen Signatur in Vietnam), kann das vietnamesische Unternehmen diese Rechnung verwenden und muss nur die PDF-Version aufbewahren?

Gemäß den Artikeln 10, 23, 25 und 26 des Gesetzes über elektronische Transaktionen geht Frau Ngans Unternehmen davon aus, dass bei Transaktionen mit ausländischen Partnern die elektronische Signatur des ausländischen Partners beim Ministerium für Wissenschaft und Technologie registriert werden muss, damit sie den oben genannten Bestimmungen entspricht. Nur dann wird ihr der gleiche Rechtswert wie einer Papierkopie zugeschrieben. Frau Ngan fragt: „Ist das Verständnis ihres Unternehmens richtig?“

Gemäß Artikel 27 des Gesetzes über elektronische Transaktionen sind ausländische elektronische Signaturen und ausländische elektronische Signaturzertifikate, die bei internationalen Transaktionen akzeptiert werden, ausländische elektronische Signaturen und ausländische elektronische Signaturzertifikate von ausländischen Organisationen und Einzelpersonen ohne Sitz in Vietnam, die für Datennachrichten gültig sind, die an vietnamesische Organisationen und Einzelpersonen gesendet werden.

Frau Ngan fragte, ob „nicht in Vietnam präsent“ hier der Definition im Investitions- und Handelsgesetz entsprechen muss. Wenn ja, ist dann im Falle eines ausländischen Unternehmens, das in Vietnam in Form einer Repräsentanz, einer Kapitalinvestition usw. präsent ist, die Regelung gemäß Artikel 27 oben anwendbar?

Zu diesem Thema antwortete das Ministerium für Wissenschaft und Technologie wie folgt:

Artikel 10 des Gesetzes über elektronische Transaktionen legt die Anforderungen fest, dass Datennachrichten den gleichen Wert wie das Original haben müssen:

„1. Die Unversehrtheit der Informationen einer Datennachricht wird ab dem Zeitpunkt ihrer erstmaligen Generierung als vollständige Datennachricht garantiert.

Informationen in einer Datennachricht gelten als intakt, wenn sie nicht geändert wurden, mit Ausnahme von Formänderungen, die während des Sendens, Speicherns oder Anzeigens der Datennachricht auftreten.

2. Die Informationen in der Datennachricht sind in ihrer vollständigen Form zugänglich und nutzbar.“

Eine Datennachricht, die den Bestimmungen des Artikels 10 entspricht, hat den gleichen Wert wie das Original.

Das Gesetz über elektronische Transaktionen legt fest, dass eine elektronische Signatur eine Unterschrift ist, die in Form elektronischer Daten erstellt wird, die einer Datennachricht beigefügt oder logisch mit ihr kombiniert werden, um den Unterzeichner zu bestätigen und dessen Annahme der Datennachricht zu bekräftigen.

Die Verwendung elektronischer Signaturen durch vietnamesische Unternehmen (Rechnungen im PDF-Format und das Unterschreiben von PDF-Dateien durch Ziehen und Ablegen von Signaturbildern) sind weitere Formen der elektronischen Bestätigung, die keine elektronischen Signaturen darstellen. Dies gewährleistet nicht die Einhaltung der Bestimmungen von Artikel 10 des Gesetzes über elektronische Transaktionen.

Artikel 13 des Gesetzes über elektronische Transaktionen legt fest, dass in Fällen, in denen das Gesetz eine Speicherung vorschreibt, diese in Form von Datennachrichten gespeichert werden können, wenn die Anforderungen in Absatz 1, Artikel 13 des Gesetzes über elektronische Transaktionen erfüllt sind. In Fällen, in denen das Gesetz etwas anderes vorsieht, können Organisationen und Einzelpersonen wählen, ob sie diese in Form von Papierdokumenten oder in Form von Datennachrichten speichern möchten.

Ausländische Partner sind in Vietnam nicht verpflichtet, elektronische Signaturen zu registrieren.

„Gemäß den Artikeln 10, 23, 25 und 26 des Gesetzes über elektronische Transaktionen ist sich das Unternehmen von Frau Ngan darüber im Klaren, dass bei Transaktionen mit ausländischen Partnern die elektronische Signatur des ausländischen Partners, damit sie den oben genannten Bestimmungen entspricht, beim Ministerium für Wissenschaft und Technologie registriert werden muss. Nur dann wird davon ausgegangen, dass sie den gleichen Rechtswert wie eine Papierkopie hat.“

Dieses Verständnis ist nicht ganz korrekt. Bei internationalen Transaktionen können die Parteien die Verwendung ausländischer elektronischer Signaturen oder ausländischer elektronischer Signaturzertifikate vereinbaren. Artikel 27 des Gesetzes über elektronische Transaktionen sieht daher vor, dass ausländische elektronische Signaturen und ausländische elektronische Signaturzertifikate von ausländischen Organisationen und Personen ohne Sitz in Vietnam akzeptiert werden, und zwar für Datennachrichten, die an vietnamesische Organisationen und Personen gesendet werden. Organisationen und Personen wählen und sind für die Annahme verantwortlich.

Daher ist eine Registrierung beim Ministerium für Wissenschaft und Technologie nicht erforderlich, sofern dies nicht erforderlich ist.

Der Begriff „nicht in Vietnam präsent“ ist in den Gesetzen zu Investitionen, Handel und Unternehmen ausdrücklich geregelt und wird allgemein verstanden und angewendet, außer in Fällen, in denen das Gesetz zu elektronischen Transaktionen etwas anderes vorsieht. Das Gesetz zu elektronischen Transaktionen enthält keine Regelungen zu diesem Begriff. Daher wird der Begriff gemäß den Gesetzen zu Investitionen, Handel und Unternehmen angewendet.

Falls ein ausländisches Unternehmen gemäß dem Handels- und Unternehmensgesetz in Vietnam präsent ist, unterliegt die ausländische elektronische Signatur dieses Unternehmens nicht den Bestimmungen von Klausel 1, Artikel 27 des Gesetzes über elektronische Transaktionen.

Ausländische Partner sind in Vietnam nicht verpflichtet, elektronische Signaturen zu registrieren.

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