Aufbau eines digitalen Verwaltungssystems, Abbau administrativer Grenzbarrieren

Seit dem 1. Juli betreibt Ho-Chi-Minh-Stadt ein zweistufiges Modell der lokalen Regierung, um eine serviceorientierte Verwaltung aufzubauen, die bis Ende 2025 100 % der Verwaltungsverfahren unabhängig von den Verwaltungsgrenzen umsetzt. Ein Reporter der Zeitung Saigon Giai Phong führte ein Interview mit Frau Vo Thi Trung Trinh, Direktorin des Digital Transformation Center von Ho-Chi-Minh-Stadt, über konkrete Schritte, Herausforderungen und Lösungen zur Verwirklichung dieses Ziels.

Direktor des Digital Transformation Center von Ho-Chi-Minh-Stadt, Vo Thi Trung Trinh

* REPORTER: Wie wurde in den ersten Tagen des zweistufigen Modells der Kommunalverwaltung die Einführung von Online-Verwaltungsverfahren zur Unterstützung von Bürgern und Unternehmen durchgeführt, Madam?

In den ersten drei Tagen des zweistufigen Verwaltungsbetriebs (1.–3. Juli) gingen beim stadtweiten System zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren 60.277 Unterlagen aus verschiedenen Bereichen ein, davon 17.744 online und 42.527 persönlich. Davon entfielen 28.236 auf Gemeindeebene, darunter 10.186 online und 18.047 persönlich. Das Dokumentenverwaltungssystem verzeichnete in 168 Bezirken, Gemeinden und Sonderzonen 782 versandte und 32.092 eingehende Dokumente. Die Zahlen zeigen, dass in den ersten Tagen etwa ein Drittel aller Unterlagen online bearbeitet wurden. Es ist noch zu früh, um die Anzahl der Unterlagen zu beurteilen, die über Online-Dienste der öffentlichen Hand eingereicht wurden, aber ich halte dies für ein durchaus positives Signal.

* Der Vorsitzende des Volkskomitees von Ho-Chi-Minh-Stadt hat gefordert, dass die Stadt bis zum Jahresende alle Verwaltungsverfahren unabhängig von den Verwaltungsgrenzen umsetzen soll. Wie soll dies erreicht werden?

Ho-Chi-Minh-Stadt verfügt derzeit über 344 umfassende Online-Dienste für die öffentliche Verwaltung. Wir werden dem Volkskomitee von Ho-Chi-Minh-Stadt in naher Zukunft empfehlen, aus dieser Gruppe auszuwählen, die tatsächliche Anzahl der generierten Datensätze zu überprüfen und eine Liste der Verwaltungsverfahren unabhängig von den Verwaltungsgrenzen zu veröffentlichen. Insbesondere Verwaltungsverfahren, die regelmäßig durchgeführt werden, werden bevorzugt behandelt, um den Komfort zu erhöhen und die Kosten für die Bürger zu senken. Laut Fahrplan sollen bis Ende 2025 2.238 Verwaltungsverfahren der Stadt „grenzenlos“ umgesetzt werden.

Wir prüfen 982 Verwaltungsverfahren, die für die Bereitstellung von Online-Diensten in Frage kommen – eine wichtige Grundlage für die Umsetzung der „Grenzüberschreitung“. Als Nächstes wird die Stadt Geräte und Anwendungen für die Abteilung bereitstellen, die Dokumente von Privatpersonen und Unternehmen entgegennimmt, um diese zu digitalisieren und in rechtsgültige elektronische Dokumente umzuwandeln. Darüber hinaus wird es einen Mechanismus geben, mit dem Privatpersonen und Unternehmen Verwaltungsverfahren jederzeit und überall online durchführen können, beispielsweise durch die Nutzung des Budgets zur Unterstützung von Privatpersonen und Unternehmen bei den Kosten für die Beratung, den Empfang und die Digitalisierung von Dokumenten. Dies ähnelt der von der Stadt eingeführten Richtlinie, für 98 Online-Verwaltungsverfahren eine Gebühr von 0 VND zu erheben.

Beamte des öffentlichen Verwaltungszentrums des Bezirks Xuan Hoa erledigen Verwaltungsvorgänge für die Menschen auf dem öffentlichen Dienstleistungsportal. Foto: NGO BINH

* Welche Herausforderungen ergeben sich bei der Umsetzung von Verwaltungsverfahren unabhängig von Verwaltungsgrenzen? Welche Lösungen hat das Ho Chi Minh City Digital Transformation Center entwickelt, um diese Herausforderungen zu bewältigen?

Die größte Herausforderung bei der Umsetzung von Verwaltungsverfahren unabhängig von Verwaltungsgrenzen liegt in der Verwaltungsreform und den damit verbundenen Daten. Um grenzenunabhängig zu sein, ist eine umfassende Datenbank erforderlich, damit Daten überall genutzt werden können und Bürgern und Unternehmen zugutekommen. Die Umstellung von einer traditionellen auf eine digitale Umgebung, von Papierdokumenten auf elektronische Dokumente und die Nutzung von Datenbanken erfordert Zeit für die Anpassung von Bürgern, Unternehmen und Beamten.

Diese Herausforderungen lassen sich nur durch eine Reform der Verwaltungsverfahren bewältigen, den lästigen Papierkram reduzieren und stattdessen Informationen aus vorhandenen Datenbanken nutzen. Sobald diese Probleme gelöst sind, können Verwaltungsverfahren bequem überall entgegengenommen und erledigt werden. Das derzeitige System zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren in Ho-Chi-Minh-Stadt ist zentralisiert. Das bedeutet, dass die Unterlagen lediglich digitalisiert und elektronisch erfasst werden müssen, bevor sie überall hin gelangen können. So können sie beispielsweise in der Sonderzone Con Dao entgegengenommen und nach der elektronischen Erfassung von Abteilungen und Zweigstellen in der Stadt entgegengenommen und bearbeitet werden. Darüber hinaus werden wir Lösungen für den Empfang und die Rückgabe der Ergebnisse der Verwaltungsverfahrensabwicklung einsetzen, wie beispielsweise intelligente Kioske, die Daten lesen und Unterlagen digitalisieren.

* Da auf kommunaler Ebene viele gemeinsame digitale Plattformen eingerichtet wurden, stellt sich die Frage, wie die Menschen auf öffentliche Online-Dienste zugegriffen und diese genutzt haben.

Unserer Einschätzung nach haben Unternehmen derzeit mehr Zugang zu Online-Behördendiensten und nutzen diese auch stärker als Privatpersonen. Laut Statistik ist die Zahl der Online-Einträge von Unternehmen höher als die von Privatpersonen. Dies zeigt, dass es bei der Nutzung von Online-Behördendiensten durch die Bevölkerung noch gewisse Lücken gibt.

Die Stadt wird daher Unterstützungslösungen anbieten, beispielsweise die Erstellung kurzer Propagandavideos und die Anleitung von Menschen bei der Online-Erledigung von Verwaltungsverfahren. Gleichzeitig sollen gemeinschaftliche Digitaltechnologiegruppen , ehrenamtliche Jugendliche oder offene Online-Behörden gefördert werden. Die Ergebnisse der Digital Literacy-Bewegung sollen bekannt gemacht und Basisinitiativen aufgebaut werden, um insbesondere ältere Menschen sowie Menschen in abgelegenen Gebieten und auf Inseln, die keinen ausreichenden Zugang zu Technologie haben, zu unterstützen.

Ho-Chi-Minh-Stadt baut ein modernes, zweistöckiges Verwaltungsdienstleistungszentrum, dessen Servicezentrum den Bürgern und Unternehmen dient. Die Stadt ermöglicht den Empfang, die Bearbeitung und die Rückgabe von Ergebnissen von Verwaltungsverfahren auf vielfältige Weise, beispielsweise direkt bei der zentralen Anlaufstelle, online über das nationale öffentliche Dienstleistungsportal und über öffentliche Postdienste.

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