Die digitale Signatur ist eine Lösung zur Authentifizierung und Signierung elektronischer Dokumente mithilfe von Verschlüsselung. Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners und gewährleistet die Datenintegrität und Nichtabstreitbarkeit nach der Unterzeichnung. In Vietnam ist die digitale Signatur zu einem unverzichtbaren Instrument für Unternehmen und Privatpersonen bei elektronischen Transaktionen geworden: Steuererklärung, elektronische Rechnungsstellung, Vertragsunterzeichnung, Übermittlung von Verwaltungsunterlagen, Bankgeschäfte usw. Dieser Artikel stellt das Konzept, die Arten der digitalen Signatur, praktische Anwendungen, Registrierungsmethoden, Kosten, Sicherheitshinweise und Empfehlungen für Unternehmen und Privatpersonen klar dar.
Was ist eine digitale Signatur und welchen rechtlichen Wert hat sie?
Eine digitale Signatur ist ein elektronischer Wert, der mit elektronischen Daten (Text, Dateien, Rechnungen usw.) verknüpft ist und mithilfe eines Public-Key-Verschlüsselungsalgorithmus (PKI) erstellt wird. Beim digitalen Signieren eines Dokuments erstellt das System ein Schlüsselpaar (öffentlicher und privater Schlüssel). Der private Schlüssel wird vom Unterzeichner geheim gehalten, um die Signatur zu erstellen; der öffentliche Schlüssel dient zur Überprüfung der Signatur und zur Authentifizierung der Herkunft und Integrität des Dokuments.
Rechtlich gesehen haben digitale Signaturen bei vielen Arten elektronischer Transaktionen gemäß den geltenden Vorschriften den gleichen Authentifizierungswert wie handschriftliche Unterschriften und Siegel: beim Unterzeichnen von Dokumenten, Verträgen und elektronischen Aufzeichnungen; sie sind in vielen Steuerverfahren, Zollverfahren, Erklärungen, elektronischen Rechnungen und Online-Behördendiensten obligatorisch/akzeptiert. Digitale Signaturen bieten Transaktionsparteien daher eine Grundlage für den Nachweis der Herkunft und vermeiden Streitigkeiten über Unterschriften.
Gängige Arten digitaler Signaturen
Digitale Signatur an Gerät (Token/USB) angehängt: Privater Schlüssel im USB-Token-Gerät gespeichert; beim Signieren muss das Token in das Gerät gesteckt und die PIN eingegeben werden.
Digitale Signatur der SIM-PKI (digitale Signatur auf der Telefon-SIM): privater Schlüssel, der auf der SIM des Mobilfunkteilnehmers gespeichert ist; praktisch für die Unterschrift am Telefon.
Digitale Signatur in der Cloud / elektronische digitale Signatur (E-Signatur auf Cloud-Plattform): Der private Schlüssel wird vom Anbieter in einer sicheren Umgebung (HSM) aufbewahrt. Der Benutzer signiert mithilfe einer Multi-Faktor-Authentifizierung (Passwort + OTP/biometrische Daten). Diese Form erfreut sich aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit zunehmender Beliebtheit und ermöglicht eine schnelle Signatur im Web/auf Mobilgeräten.
Spezialisierte/Drittanbieter-Digitalsignaturen: bereitgestellt von Anbietern digitaler Signaturzertifizierungsdienste mit Verwaltungs- und Integrationsdiensten für Unternehmen.
Praktische Anwendungen – Wo können Ihnen digitale Signaturen helfen?
Steuern deklarieren, elektronische Erklärungen abgeben, Erklärungen bei der Steuerbehörde einholen und unterschreiben.
Ausstellen und Unterzeichnen elektronischer Rechnungen (für viele Unternehmen obligatorisch).
Unterzeichnen Sie elektronische Verträge, Verwaltungsdokumente, Berichte, Arbeitsverträge und Kaufverträge.
Transaktionen mit staatlichen Stellen (Online-Behördendienste), Gewerbeanmeldung, Einreichung von Ausschreibungsunterlagen, Zollverfahren.
Elektronische Bankgeschäfte: Transaktionsauthentifizierung, Genehmigung großer Transaktionen, elektronische Dokumentensignatur.
Interne Unternehmensführung: Unterzeichnungs- und Genehmigungsverfahren, Genehmigung von Ausgaben, Buchhaltungsunterlagen, Aufbewahrung rechtsgültiger elektronischer Dokumente.
Herausragende Vorteile der digitalen Signatur
Sparen Sie Zeit: Unterschreiben – Austauschen – Genehmigen direkt auf der elektronischen Plattform, kein Ausdrucken oder Zustellen erforderlich.
Kosteneinsparungen: Reduzieren Sie die Kosten für Druck, Lagerung, Transport und Papierdokumentenverwaltung.
Beschleunigen Sie Transaktionen und E-Commerce: Erweitern Sie die Möglichkeiten zur Fernsignatur und vereinfachen Sie grenzüberschreitende Transaktionen.
Sicherheit und Rechtmäßigkeit: gewährleistet die Datenintegrität, authentifiziert Unterzeichner; digital signierte Dokumente können bei Streitigkeiten als Zeugen dienen.
Umweltfreundlich: Papierverbrauch reduzieren, Ressourcen sparen.
Automatische Integration: Einfache Verknüpfung mit ERP-, CRM-, Buchhaltungssoftware- und elektronischen Rechnungssystemen.
So registrieren, erstellen und nutzen Sie digitale Signaturen (Übersicht)
Wählen Sie einen seriösen Anbieter für die Zertifizierung digitaler Signaturen. In Vietnam gibt es viele kommerzielle Anbieter, die digitale Signaturen für Unternehmen und Privatpersonen anbieten (Token-Dienste, SIM PKI, Cloud-Signatur). Wählen Sie je nach Bedarf: Anmeldung am Computer (USB-Token), Anmeldung am Telefon (SIM PKI) oder plattformübergreifende Signatur (Cloud).
Bereiten Sie Dokumente vor: Rechtsdokumente (für Unternehmen) oder Personalausweis/CCCD/Reisepass (für Einzelpersonen), Vertreterinformationen, Autorisierungsschreiben (falls erforderlich).
Antrag stellen, Identität prüfen: direkt an der Ausgabestelle oder über den elektronischen KYC-Prozess, sofern vom Anbieter unterstützt.
Gerät empfangen oder Cloud-Dienst aktivieren: USB-Token empfangen oder SIM/App aktivieren, Schlüssel und Benutzerhandbuch empfangen; PIN/OTP einrichten.
Software/Treiber installieren: Installieren Sie den Token-Treiber und die Signatursoftware oder melden Sie sich beim Cloud-Signaturportal an, um Dokumente zu signieren.
Signieren und Speichern: Unterzeichnen Sie Dokumente mit der erforderlichen Methode. Speichern Sie digitale Signatur- und/oder Zertifizierungsdateien auf einem elektronischen Speichersystem, um den Abruf zu gewährleisten.
Referenzkosten
Enterprise: In der Regel fallen eine Initialisierungsgebühr und eine jährliche Abonnementgebühr an. Das Paket kann USB-Token, SIM-PKI oder eine Cloud-Signatur enthalten. Der Preis hängt vom Anbieter, der Anzahl der benötigten Zertifikate und zusätzlichen Services (Integration, Support) ab.
Privat: günstigere Tarife verfügbar; bei Verwendung einer PKI-SIM-Karte kann diese der Mobilfunkrechnung hinzugefügt werden; Cloud-Signatur-Tarife pro Benutzer verfügbar.
(Die tatsächlichen Kosten variieren je nach Anbieter und Servicekonfiguration; Unternehmen sollten mehrere Anbieter vergleichen, bevor sie sich anmelden.)
Risiken, Einschränkungen und Sicherheitsvorkehrungen
Verlust des privaten Schlüssels: Bei Verlust des USB-Tokens oder Diebstahl der SIM-Karte sperren Sie das Zertifikat umgehend, um Missbrauch zu vermeiden. Bewahren Sie Ihre PIN und Ihren OTP-Code stets sicher auf und geben Sie Ihren privaten Schlüssel nicht weiter.
Die Rechtmäßigkeit hängt von der Einhaltung der Vorschriften ab: Damit ein digital signiertes Dokument rechtlich anerkannt wird, müssen der Ausstellungs-, Authentifizierungs- und Zertifizierungsprozess den geltenden Standards und Vorschriften entsprechen.
Kompatibilitätshinweis: Einige Verwaltungs- und Banksysteme haben eigene technische Anforderungen (Signaturformat, Zertifikatszeit, PKI-Standard). Prüfen Sie vor dem Kauf die Kompatibilität mit der von Ihnen verwendeten Software/dem von Ihnen verwendeten System.
Wartung und Sicherung: Fragen Sie den Anbieter bei Cloud-Signaturen nach Sicherungsplänen, HSM-Sicherheit und SLA. Bewahren Sie bei USB-Token mehrere gültige Kopien der Ausstellungsaufzeichnungen auf (sichern Sie private Schlüssel nicht an einem unsicheren Ort).
Schulung des Personals: Fehler bei der Unterschrift (Unterzeichnung des falschen Dokuments) können Schäden verursachen. Es sind Anleitungen zu den Verfahren für Unterschrift, Archivierung und Überprüfung erforderlich.
Empfehlungen für Unternehmen und Privatpersonen
Unternehmen: Bewerten Sie Ihren Signaturbedarf (Anzahl der Signaturen pro Tag, Signieren auf mobilen oder Desktop-Geräten, Systemintegration) und wählen Sie den passenden Signaturtyp (Token für hohe Sicherheit; Cloud für Komfort und API-Integration). Vergleichen Sie mindestens drei Anbieter hinsichtlich Sicherheit, Integrationsmöglichkeiten, Kundendienst und Preis. Richten Sie interne Prozesse ein (wer signiert, speichert, verifiziert).
Privat: Wenn Sie häufig Verträge unterzeichnen, Steuern deklarieren oder Bankgeschäfte tätigen, sollten Sie aus praktischen Gründen eine digitale Signatur (PKI-SIM oder Cloud) besitzen. Bewahren Sie Ihre PIN/OTP sicher auf und aktualisieren Sie Ihr Passwort regelmäßig.
Beides: Vor der Unterzeichnung eines größeren Vertrags die zu unterzeichnenden Daten doppelt prüfen; das Original mit der digitalen Signatur an einem sicheren Ort aufbewahren; das Zertifikat bei Verdacht auf Kompromittierung sofort sperren.
Recht & Compliance: Wenn Sie Zweifel an der Rechtsgültigkeit in einem bestimmten Fall (Streitfall, besondere Transaktion) haben, wenden Sie sich an einen Rechtsexperten, um sicherzustellen, dass die von Ihnen verwendete digitale Signatur und das von Ihnen verwendete Verfahren den Beweisanforderungen vor Gericht oder einer zuständigen Behörde entsprechen.
Abschließen
Die digitale Signatur ist ein wichtiges Instrument der digitalen Transformation. Sie trägt zur Prozessoptimierung, Kostensenkung und Erhöhung der Sicherheit elektronischer Transaktionen bei. Mit der Entwicklung von Cloud-Signaturen und SIM-PKI wird die Anwendung digitaler Signaturen immer komfortabler und eignet sich sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für Privatanwender. Um den Nutzen zu maximieren und die Risiken zu minimieren, ist es jedoch notwendig, einen seriösen Anbieter zu wählen, den Ausstellungs-/Zertifizierungsprozess einzuhalten und ein striktes internes Management zu implementieren.
Quelle: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html
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