„ Mein Chef kauft Rechnungen, um externe Ausgaben zu bezahlen. Besteht ein Risiko?

Das Vertriebsteam meiner Firma kauft Verbrauchsmaterial oder Geschäftsausgaben ein und ist auf den Kauf von Rechnungen spezialisiert, um Zahlungsaufzeichnungen auszufüllen.

Oftmals sind Buchhalter beim Ausfüllen von Kaufrechnungen und Zahlungsdokumenten hilflos. Die Steuerbehörden müssen sich die Erklärungen mühsam zusammenreimen.

Zunächst war die Prüfung in Ordnung, da der Rechnungssteller noch aktiv war. Einige Jahre später verließ er die Adresse. Nun verlangt die Steuerabrechnung die Entfernung der Rechnung und eine Geldstrafe. Dem Finanzbeamten die Erklärung zu geben, ist sehr schwierig .

Eine Reihe von Meinungen von Unternehmen, die am Seminar zu Finanz- und Buchhaltungsrisiken am Nachmittag des 19. November teilnahmen, zeigten, dass sich viele Unternehmen der potenziellen Risiken beim Kauf und Verkauf von Rechnungen noch immer nicht vollständig bewusst sind.

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Unternehmen können die Rechtmäßigkeit von Rechnungen auf der Website des Finanzamts überprüfen. Foto: Binh Minh

Frau Dinh Thi Huyen, Direktorin von Savitax Tax Consulting JSC, verfügt über 15 Jahre Erfahrung im Bereich Buchhaltung und Steuern und hat viele unglückliche Fälle miterlebt.

„Kürzlich entdeckte die Steuerbehörde bei einer Inspektion eines Aufzugsbauunternehmens eine große Anzahl riskanter Rechnungen. Der Geschäftsführer erklärte, das Unternehmen sei in Ho-Chi-Minh-Stadt ansässig und habe im Zeitraum 2020–2021 für ein Projekt in Hanoi eine Gruppe von Mitarbeitern in Hanoi für kleinere Aufgaben beauftragt. Diese Gruppe habe keine eigene Rechtspersönlichkeit und könne daher keine Rechnungen ausstellen. Sie habe Rechnungen anderer Unternehmen entgegengenommen und diese zur Zahlung weitergeleitet. Der Geschäftsführer könne diese Mitarbeiter derzeit nicht kontaktieren und wisse nicht, welches Unternehmen die Rechnungen tatsächlich ausgestellt habe. Es seien jedoch tatsächlich Kosten entstanden, die dem Unternehmen entstanden seien“, so Frau Huyen.

Ein weiterer häufiger Fall, so Frau Huyen, ist, dass das Vertriebsteam außerhalb arbeitet, billige Waren ohne Rechnungen und Dokumente kauft, dann Rechnungen von anderen Einheiten kauft und diese zur Zahlung an die Buchhaltung zurückgibt. Ohne Rechnungskontrolltools ist es für Buchhalter schwierig zu erkennen, ob diese Rechnung aus einem Rechnungshandelsnetzwerk stammt oder nicht.

Es ist zu beachten, dass viele Unternehmen bei einer großen Anzahl von Steuerbeamten 5-7 Jahre auf die Aufforderung zur Steuerabrechnung warten müssen. Kürzlich erhielt ein Unternehmen eine Mitteilung der Steuerbehörde mit der Aufforderung, Unterlagen für die Jahre 2019 bis 2023 vorzubereiten.

Erst als die Steuerbehörden eingriffen, gerieten viele Unternehmen ins Hintertreffen, als sie feststellten, dass sie illegale Rechnungen verwendeten – mit zahlreichen Konsequenzen. Neben dem Verlust der Mehrwertsteuer aufgrund ungültiger Rechnungen wurden die Unternehmen auch mit Geldstrafen belegt und mussten die mit diesen ungültigen Rechnungen verbundenen Aufwendungen ersetzen.

„Seit Ende 2023 hat die Steuerbehörde eine Reihe von offiziellen Mitteilungen über Unternehmen herausgegeben, die illegale Rechnungen verwenden. Viele Wirtschaftsprüfer mussten sich dazu äußern. Viele Unternehmer mussten hohe Kosten für die Bearbeitung illegaler Rechnungen im Buchhaltungsprozess zahlen. Es ist herzzerreißend, wenn ein Wirtschaftsprüfer bei der Bearbeitung von Geschäftsrechnungen mit dem Gesetz in Konflikt gerät“, erzählte Frau Huyen.

Obwohl es immer noch viele Unternehmen gibt, die ihren Lebensunterhalt mit dem An- und Verkauf von Rechnungen verdienen und möglicherweise nur für kurze Zeit tätig sind, empfiehlt Frau Huyen den Unternehmen, Eingangsrechnungen sorgfältig zu prüfen, um das Risiko einer späteren Steuerabrechnung zu verringern.

Unternehmen können die Rechtmäßigkeit von Rechnungen überprüfen, indem sie die Website der Steuerbehörde aufrufen, die von der Generaldirektion für Steuern veröffentlichte Liste der Unternehmen mit Rechnungsrisiken vergleichen oder eine Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung mit Warnfunktionen für Rechnungsrisiken verwenden.

Gemäß den geltenden Vorschriften gelten folgende Rechnungen und Dokumente als ungültig: Gelöscht oder verändert, sodass die Authentizität verloren geht; Nicht der vorgeschriebenen Form entsprechend, ohne Unterschrift oder Siegel des Verkäufers; Unzureichende Informationen zu Käufer, Verkäufer, Artikel, Menge, Einzelpreis usw.; Gefälschte Rechnungen ohne tatsächliche Transaktionen.