国会事務局は、電子アーカイブソフトウェアの受け取りに関して州記録公文書局と協力します。

国家記録文書局*の責任者らは、電子アーカイブソフトウェアを管理と使用のために国会事務局に引き渡した。*

会議には、国家記録保管局長ダン・タン・トゥン氏、国会事務局行政局長ド・ティ・タン氏らが出席した。

会議で、国家記録文書局長のダン・タン・トゥン氏は次のように述べた。「国会指導者の指示を受け、国家記録文書局は本日、電子文書管理ソフトウェアを国会事務局に引き渡しました。同時に、2018年以降、世界がデジタル化とデジタル保存の潮流に乗っていることを踏まえ、国家記録文書局は内務省に対し、2020年からデジタル文書保管システムの構築を進めるよう提案しました。また、最近では、デジタルプラットフォーム上の既存データを有効活用するために、人工知能（AI）を積極的に活用しています。」

ダン・タン・トゥン局長は、国会が法律文書の改正、補足、公布の際に、専門家による従来の手作業による審査ではなく、AIを活用した法制度の審査・評価を推進することを期待しています。実際、AIを全面的に活用することで、これらの作業ははるかに迅速に完了します。これにより、立法プロセスが短縮され、審査後の他の法律文書との重複がなくなり、施行時の実現可能性も確保されます。

*サービス管理およびアーカイブ価値促進部門の責任者であるマイ・ティ・トゥー・ヒエン氏が会議で講演しました。*

会議での報告で、国家記録文書管理・価値促進局長のマイ・ティ・トゥー・ヒエン氏は次のように述べた。「内務省と国会事務局がアーカイブ文書のアーカイブ化と価値促進について調整する規則を施行し、2019年から現在まで、国家記録文書局は国会事務局の機関と積極的に調整し、国会文書のアーカイブ化の作業、国会機関、国会常任委員会の傘下の機関、国会事務局の文書のアーカイブ化の作業、およびアーカイブ文書の価値の活用と促進の作業での調整を行っています。」

特に、国会、国会機関、国会常任委員会傘下の機関、国会事務局の活動過程で作成された文書を収集、編集、目録化し、国家公文書館に保管するために、行政部、国会事務局と積極的に協力しています。

同部署はまた、国会、国会機関、国会常任委員会傘下の機関、国会事務局の活動中に作成された文書の保管を確実にし、国会会期、国会常任委員会の会議、国会、国会機関、国会常任委員会傘下の機関、国会事務局のその他の活動に役立つ文書の活用と使用に役立てるために、行政部および国会事務局と調整して参加する職員を配置するよう、国立公文書館第3センターに指示した。

国家記録公文書局は、アーカイブ文書の活用と使用、および情報と専門知識の交換を促進するために、行政局、情報局、国会図書館と定期的に連携し、情報、文書、出版物を交換し、関係者の代表者がアーカイブ作業に関連する専門的および技術的活動に関する会議、セミナー、イベントに出席できる環境を整えています。

国家記録文書局傘下の国立文書センターは、国会事務局傘下の部門が利用できるように文書や画像のリストを定期的に提供し、国会、国会機関、国会常務委員会傘下の機関、国会議員、国会事務局の活動に迅速に貢献している。

同局は、国会会期中に開催される10以上の展示会やテーマ別展示のアーカイブ文書を提供しています。代表的な展示会には、「国宝 - ベトナム民主共和国政府臨時大統領令集」、「1946年第1回ベトナム国会代表団のフランス共和国友好訪問 - 平和への願いの象徴」、「ホーチミン主席とベトナム国会」、「グエン・フー・ト同志の生涯と経歴」、「国会選挙 - 国民の祭典」などがあります。

出版物に関しては、国家記録文書局は国会事務局にアーカイブ文書の調整と提供を行い、「ベトナム国会議事堂の紹介」と「ベトナム社会主義共和国国会とラオス人民民主共和国国会の50年間の関係」の出版物を編集しました。

特に、2019年3月にフランス共和国を公式訪問したグエン・ティ・キム・ガン国会議長からフランス在住のベトナム人への外交贈り物のデザインに使用するため、多数のアーカイブ文書が選定されました。

上記の結果は、国会議員、国会事務局職員、そしてすべての人々にベトナム国会の設立と発展の過程を知る上で役立つ情報を提供しました。

しかしながら、国会文書のデジタル化作業は部分的にしか実施されておらず、文書の価値を促進する方法は依然として主に展示会や出版物の編集を通じて行われており、アーカイブ文書の潜在力が十分に活用されていない...

国会事務局行政局長のド・ティ・タン氏は、文書保管業務について、文書の引き継ぎについて、第11期、第12期、第13期国会の活動に関する文書は提出済みであると述べた。しかし、国家機密保護法および公文書法が改正・補足され、公布されたばかりであるため、残りの文書については、関連法の規定に従い、機密文書の選別と審査を行った上で、国家記録公文書局に引き渡す予定である。

ド・ティ・タン局長はまた、国家記録文書局に対し、職員が国会事務局を継続的に支援して国会会議に提出する文書を保管できるような条件を整えるよう要請した。

今後導入するストレージソフトウェアについては、管理部門のリーダーから、ソフトウェアの使用がスムーズかつ効果的になるように、FPTコーポレーションに調整、同行、指導を依頼されました。

会議において、グエン・マイン・フン国会事務局副長官は、中央レベルおよび地方レベルにおける国家文書および公文書館の活動を高く評価しました。フン国会事務局副長官は、長年にわたり、中央レベルから地方レベルに至るまでの公文書館の活動が非常に力強く発展し、地方が内務省管轄の公文書館センターを積極的に設立したことが、文書および公文書館活動の重要性を示していると指摘しました。

文書およびアーカイブの作業において、国会事務局と内務省は2019年に協定を締結しました。実施から6年後、国会事務局の副長官は、この調整規則の見直しと補足を提案し、その完全性と、情報技術、デジタル化、AI応用の時代という新しい時代への適合性を確保しました。