Zweistufige Kommunalverwaltung – Beschleunigung von Anfang an – Lektion 5: Servicekultur an der Basis

Aus einst über 10.000 Verwaltungseinheiten auf Gemeindeebene wurden nun 3.321. 28 Dekrete zur Dezentralisierung, Machtdelegation und Kompetenzverteilung der Regierung wurden erlassen. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Schaffung eines transparenten, rationalisierten und effektiveren Verwaltungsapparats. Mit dem neuen Verwaltungsapparat geht die Notwendigkeit einher, eine substanzielle Kultur des öffentlichen Dienstes aufzubauen, in der Verantwortungsbewusstsein, Disziplin, Integrität und Dienst am Volk im täglichen Handeln zum Ausdruck kommen.

Báo Sài Gòn Giải phóng•01/08/2025

Machen Sie es gründlich

Gegen 18 Uhr war das Hauptquartier des Volkskomitees des Bezirks Hoa Hung (HCMC) noch immer hell erleuchtet. In jedem Raum mischte sich das Tippen auf Tastaturen mit dem Rascheln von Papier; Beamte und Staatsbedienstete saßen noch immer vor den Bildschirmen und bearbeiteten Dokumente, um die Frist einzuhalten. In einem anderen Sitzungssaal beriet der Ständige Ausschuss des Bezirksparteikomitees über die Funktionsweise des neuen Apparats, der den Bürgern besser dienen soll. Als die Lichter der Stadt angingen, endete die Sitzung.

Die stellvertretende Vorsitzende des Volkskomitees der Gemeinde Ba Diem (HCMC), Tran Thuy Huong, unterschreibt beglaubigte Kopien für die Menschen am Empfangstresen. Foto: NGO BINH

In den letzten Tagen war das Telefon von Frau Le Thi Ngoc Hien, der Vorsitzenden des Volkskomitees des Bezirks Hoa Hung, voll ausgelastet. Seit Einführung des zweistufigen Kommunalverwaltungsmodells muss die Telefonnummer rund um die Uhr erreichbar sein, um alle Rückmeldungen der Bevölkerung zu erhalten. „Wie kann man den Apparat rationalisieren und gleichzeitig effektiv arbeiten lassen?“, stellt nicht nur die Vorsitzende, sondern alle Kader und Beamten vor Ort vor ein Problem.

Der Bezirk machte nicht nur die Hotline bekannt, sondern setzte auch eine Reihe von Lösungen ein: Unterstützung des zweistufigen lokalen Regierungsmodells und Bereitstellung von Online-Behördendiensten. Nach 17 Tagen Betrieb des neuen Modells waren über 1.300 Unterlagen eingegangen und konnten vorzeitig und fristgerecht bearbeitet werden. Es gab Tage, da türmten sich auf den Schreibtischen des Ständigen Ausschusses des Bezirksvolkskomitees Berge beglaubigter Kopien, aber alle wurden schnell unterschrieben und den Bürgern umgehend zurückgeschickt. In weniger als drei Wochen gingen im Bezirk 17 Sterbeurkunden ein, davon elf auf Samstage und Sonntage, und in vielen Fällen hatten sich die Bürger direkt an den Vorsitzenden des Bezirksvolkskomitees gewandt. Nur wenige Minuten nach Abschluss des Verfahrens waren die Unterlagen ausgedruckt, unterschrieben und den Familien der Verstorbenen zugestellt.

Die Wirksamkeit zeigte sich bereits, als viele Anträge auf Bürgerempfang vorzeitig zurückgezogen wurden, weil das Problem gelöst war. Alle Rückmeldungen zum Portal 1022 wurden umgehend bearbeitet. Auf der verwaltungstechnischen Karte von Ho-Chi-Minh-Stadt liegt Hoa Hung auf Platz 2. Es ist kein Zufall, dass der Ständige Ausschuss des Volkskomitees der Bezirke oft Anrufe mit Glückwünschen und aufrichtigen Kommentaren erhält, denn alle werden angehört und so schnell wie möglich beantwortet. „Es gibt Druck, aber wir verstehen, dass die Menschen nach der Rationalisierung des Systems nicht erwarten, wer es macht, sondern ob es gründlich gemacht wird“, erklärte Frau Le Thi Ngoc Hien.

„Der verbindende Faden“ zwischen Regierung und Volk

Seit den ersten Tagen des Zwei-Ebenen-Regierungsmodells hat Ho-Chi-Minh-Stadt den Geist gefördert: Die Kultur des öffentlichen Dienstes darf sich nicht auf Slogans oder Bewegungen beschränken, sondern muss zu einer „weichen Macht“ werden, einem „langen Faden“ zwischen Regierung und Volk. Disziplin, Dienstbereitschaft und Respekt vor dem Volk gelten dort als Maßstab für das Ansehen und die Leistungsfähigkeit des Apparats.

Am 16. Juli gegen 14:00 Uhr herrschte im Public Administration Service Center (HCMC) des Bezirks Tang Nhon Phu ein reger Andrang, da viele Menschen kamen, um Verwaltungsformalitäten zu erledigen. An den zwölf Empfangs- und Ergebnisschaltern waren Beamte und Angestellte im Dauereinsatz. Herr Nguyen Anh Huy kam in den Bezirk, um seinen Lebenslauf für eine Arbeitsbewerbung beglaubigen zu lassen, und war besorgt, weil er lange auf seine Reihe warten musste. Als er merkte, dass das Amt für Justiz und Personenstandswesen überlastet war, kam Herr Tran Vuong Vu, ein Angestellter des Amtes für Wirtschaft , Infrastruktur und Stadtentwicklung, um ihm zu helfen. Herr Nguyen Anh Huy schien ziemlich überrascht, dass er seinen Antrag so früh erhalten hatte, und ging schnell zum Schalter, um die Formalitäten zu erledigen.

Herr Tran Vuong Vu sagte, dass seit der Einführung der zweistufigen lokalen Regierung die Zahl der Personen, die für Verwaltungsvorgänge in den Bezirk kommen, gestiegen sei, insbesondere im Bereich Justiz und Personenstand. Obwohl er kein Spezialist sei, würden er und die Beamten des Zentrums die Dokumentenbearbeitung proaktiv vorantreiben, um die Abteilung zu unterstützen, wenn sie mit Arbeit überlastet sei.

Herr Phan Ngoc Tan, Direktor des Zentrums für öffentliche Verwaltung im Bezirk Tang Nhon Phu (HCMC), teilte mit, dass täglich über 300 Personen den Bezirk für Verwaltungsverfahren aufsuchen. Das Zentrum verfügt über zwölf Schalter zur Entgegennahme und Rückgabe von Verwaltungsergebnissen, darunter vier für die Zivilstandsabteilung. Um den Bedarf der Menschen decken zu können, muss jedoch regelmäßig ein weiterer Schalter eingerichtet werden. Damit sich die Mitarbeiter gegenseitig bei der Arbeit unterstützen können, wurden mit der Inbetriebnahme der neuen Einrichtung Bedingungen geschaffen, unter denen die Mitarbeiter Fachwissen austauschen und von den Erfahrungen der anderen lernen können.

Mit einer Bevölkerung von über 192.000 Menschen und einer Fläche von 27,36 ^km2 ist die Gemeinde Ba Diem (HCMC) gemessen an der Aufteilung der Verwaltungseinheiten eine der größten Gemeinden in HCMC. Das Servicezentrum für öffentliche Verwaltung der Gemeinde Ba Diem bearbeitet täglich etwa 350 Akten, davon fast 200 beglaubigte Kopien. Frau Tran Thi Thu Hoa, eine Beamtin im Bereich Justiz – Personenstand, erhält und vergleicht kontinuierlich Akten. Währenddessen sitzt ein stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees des Bezirks neben ihr, um direkt zu unterschreiben und die Ergebnisse umgehend an die Bevölkerung zurückzugeben. Wenn die Zahl der Personen, die die Beglaubigungsverfahren durchführen, zu groß wird, erhalten Beamte anderer Bereiche die Akten sofort und unterstützen Frau Thu Hoa. Obwohl die aktuelle Arbeitsbelastung dreimal so hoch ist wie zuvor, ist der Druck größer, aber mit der Erfahrung, gründlichen Ausbildung und kompetenten Verwendung spezieller Software der Kader und Beamten der Gemeinde ist der Fortschritt der Abwicklung immer gewährleistet.

Der Klebstoff, der das Team zusammenhält

Laut Herrn Phan Ngoc Tan nimmt sich der Ständige Ausschuss des Parteikomitees und Volkskomitees des Bezirks alle zwei Tage die letzten zehn Minuten Zeit, um sich die Gedanken und Meinungen der Kader und Beamten anzuhören. Darüber hinaus lobt und belohnt der Bezirk Einzelpersonen und Gruppen für gute Leistungen. Jeden Nachmittag organisiert der Vorstand des Zentrums eine kurze Sitzung für Kader und Beamte, um Inhalte im Zusammenhang mit der Arbeit und dem Arbeitsumfeld zu diskutieren und Vorschläge zu unterbreiten, um so sofortige Lösungen zu finden.

Im Bezirk Hai Chau (Stadt Da Nang ) wurde in den Anfängen des zweistufigen lokalen Verwaltungsmodells der Dienst am Volk deutlich. Nach der Zusammenlegung von fünf zentralen Bezirken hatte der Bezirk Hai Chau eine Bevölkerung von über 131.000 Menschen, und die Menge der Verwaltungsunterlagen stieg um ein Vielfaches. Das Volkskomitee des Bezirks erhöhte proaktiv die Anzahl der Schalter, die Unterlagen zur Erledigung von Verwaltungsverfahren entgegennahmen, von 7 auf 14, stellte spezialisiertes Personal bereit, wies die Mitarbeiter an, elektronisch zu arbeiten, und führte die Unterlagen von Anfang an vollständig durch.

Der für die Entgegennahme der Baudokumente zuständige Beamte Le Minh Tuan sagte, jeder Mitarbeiter trage seinen Teil bei, und wenn die Kollegen überlastet seien, würden sie automatisch mithelfen. Diese Einstellung helfe dabei, Arbeitsblockaden vorzubeugen, und die Leute müssten nicht lange warten. Diese Einstellung werde auch dadurch verstärkt, dass sich die Bezirksleiter regelmäßig um die Mitarbeiter und Beamten kümmere und sie ermutige. Am Morgen des 1. Juli, dem ersten Tag, an dem der neue Apparat offiziell in Betrieb genommen wurde, kam Genossin Cao Thi Huyen Tran, Sekretärin des Bezirksparteikomitees, vorbei, um die Mitarbeiter zu ermutigen: „Wenn jeder seinen Mut bewahre und angesichts der neuen Arbeitsbelastung standhaft bleibe, werde auch die Bezirksregierung standhaft bleiben.“

Die Station arbeitet nicht nur während der Bürozeiten, sondern setzt auch das Modell des „Freiwilligensamstags“ und die Aktion „Jeden Tag 30 Minuten länger arbeiten“ um, um anfallende Verfahren rasch zu erledigen. „Wir sind entschlossen, die Menschen nicht zu beeinträchtigen, auch wenn sich die Anzahl der Dokumente um das Drei- bis Vierfache erhöht“, bekräftigte Herr Nguyen Van Duy, Vorsitzender des Volkskomitees der Station Hai Chau.

Genosse Cao Thi Huyen Tran, Sekretärin des Parteikomitees des Bezirks Hai Chau, erklärte deutlich, dass die ersten Tage nach der Fusion nicht nur dazu dienten, den neuen Verwaltungsapparat in Gang zu setzen, sondern auch, durch konkrete Maßnahmen Vertrauen in der Bevölkerung aufzubauen. Der neu gebildete Bezirk ist groß, hat eine große Bevölkerung, eine große Parteiorganisation und Parteimitglieder, muss mehr Informationen verarbeiten und die Anforderungen von Partei, Regierung und Massenorganisation sind umfassender und direkter. Im Kontext der digitalen Transformation muss jeder Kader seine Analysefähigkeiten verbessern und umgehend auf politische Maßnahmen reagieren.

Kultur der Kommunikation mit Menschen

- Bei der Ausübung ihrer offiziellen Pflichten müssen Kader und Beamte Abzeichen, Rangabzeichen oder Beamtenausweise tragen, höfliche Umgangsformen haben und das Ansehen und die Ehre der Behörde, Organisation, Einheit und Kollegen wahren.

- Kader und Beamte müssen die Meinungen der Menschen respektieren, ihnen Gehör schenken und nah am Volk sein; sie müssen seriös und bescheiden sein; die Kommunikationssprache muss standardisiert, klar und verständlich sein;

- Arroganz, Autoritarismus und Verantwortungslosigkeit sowie das Verursachen von Schwierigkeiten und Ärger für Menschen und Unternehmen bei der Erfüllung offizieller Pflichten sind strikt zu verbieten.

Kultur der Kommunikation mit Menschen

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