Sagen Sie Besprechungen ab, um die Ermüdung der Mitarbeiter zu verringern

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Der Amerikaner Joshua Zerkel glaubte, mit seinem vollgepackten wöchentlichen Meeting-Terminplan am Limit zu sein.

„Ich könnte weinen, wenn ich mir meinen Terminplan anschaue“, sagt der Marketingleiter des Unternehmens Asana, das Apps für Unternehmensmanagement anbietet. Die vielen aufeinanderfolgenden Meetings erschweren ihm die Arbeit.

Das Unternehmen erkannte Zerkels wachsende Besorgnis und schlug vor, die regulären Meetings vorübergehend abzusagen. Sie nannten es „Meetings Doomsday“ .

„Ich denke, es wird besser“, sagte Zerkel.

Illustration: Washington Post — Illustration: *Washington Post*

Überlastung durch Meetings ist für viele Büroangestellte ein Problem. Eine neue Studie von Microsoft ergab, dass 68 % der Befragten angeben, durch Meetings unterbrochen zu werden und sich nicht konzentrieren zu können.

Unternehmen haben während Covid-19 mehr Meetings abgehalten, um mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. Auch vier Jahre später ist diese Gewohnheit noch immer vorhanden, doch Unternehmen überdenken ihre Meeting-Kultur. Sie reduzieren Meetings, um die Produktivität zu steigern und Burnout bei den Mitarbeitern zu reduzieren.

„Es besteht ein großes Interesse an Bürobesprechungen“, sagt Steven Rogelberg, Professor an der University of North Carolina.

Zerkels neunköpfiges Team strich die Mittwochsmeetings aus seinem Zeitplan und sparte so elf Stunden pro Monat. Anschließend wurden die Doomsday Meetings auf 60 Mitarbeiter ausgeweitet, woraufhin das Unternehmen ein Handbuch einführte, das die Abteilungen anwies, die Anzahl der Meetings grundsätzlich zu reduzieren.

„Wir ändern den Zeitplan und die Struktur von Meetings sorgfältig“, sagt Rebecca Hinds, Strategiechefin bei Asana. „Wir sagen Meetings ab, die nicht viel Inhalt haben.“ Gleichzeitig ermutigen Führungskräfte ihre Mitarbeiter, Meetings abzulehnen, die keinen Mehrwert bieten.

Ende Januar forderte die E-Commerce-Plattform Shopify ihre Mitarbeiter auf, alle Meetings für zwei Wochen abzusagen. Bis Juli rechnen die Mitarbeiter mit einer Reduzierung der Meetings um 14 Prozent und bis zum Jahresende um 18 Prozent.

Letztes Jahr verzichtete das Softwareunternehmen Techsmith einen Monat lang auf Meetings und setzte stattdessen auf Text- oder Videokonferenzen . Eine interne Umfrage ergab, dass die Mitarbeiter um 15 Prozent produktiver waren. 85 Prozent gaben an, Meetings ausfallen oder verkürzen zu wollen. Auch die Teilnehmerzahl ging zurück.

„Wir schützen die Energie unserer Mitarbeiter, damit sie ihre Arbeit optimal erledigen können“, sagt CEO Wendy Hamilton.

Die Automatisierungsplattform Zapier hat eine „Fokuswoche“-Regel für Mitarbeiter eingeführt, in der jeder Mitarbeiter Ziele und Prioritäten für die Woche festlegt. Meetings werden zwar nicht gänzlich abgeschafft, aber man empfiehlt, sie zu vermeiden, wenn sie nicht notwendig sind.

Laut einer Umfrage von Brandon Sammut, Personalleiter bei Zapier, geben 80 % der Mitarbeiter an, ihre Ziele erreicht zu haben.

Die App zur Personalorganisation Slack hat außerdem Summer Focus Fridays und Innovation Weeks eingeführt, die es den Mitarbeitern ermöglichen, in konzentrierten, ungestörten Sitzungen zu arbeiten.

Sie experimentieren damit, Meetings um 50 % zu reduzieren und mehr Ausfallzeiten zu fördern. Slack nutzt KI, um wichtige Punkte zusammenzufassen, sodass Mitarbeiter Meetings überspringen können.

Allerdings bringt dieser Wandel auch viele Herausforderungen mit sich. In manchen Fällen bedeutet die Reduzierung der Meetings auch weniger Gelegenheit, von anderen zu lernen und zu beobachten.

Professor Rogelberg sagt, dass Strategien zur Meeting-Reduzierung dann wirksam sind, wenn sie die gesamte Abteilung einbeziehen. Führungskräfte sind für die Planung und Einbindung anderer verantwortlich, während die Mitarbeiter ihre eigenen Ziele entwickeln. „Diese Kombination macht es für sie weniger schockierend, wenn sich die Meeting-Kultur ändert“, sagt er.

Zerkel ist dem Unternehmen für den neuen Zeitplan dankbar. „Sie waren mutig und entschlossen, die Änderungen durchzuziehen“, sagte er.

Ngoc Ngan (laut Washington Post )

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Quelle